Linkbucks

Saturday, December 05, 2009

HASIL OBSERVASI RSI DINOYO

Hasil observasi ke RSI Dinoyo Malang

Manajemen informasi medis
Narasumber: Ahmad Rifa'i, SKM (Komite Medis)

Di belakang loket pendaftaran terdapat ruang penyimpanan rekam medis dari pasien rawat jalan dan rawat inap yang baru.
Dulu ruang penyimpanan letaknya jauh. Mulai tanggal 1 Oktober 2009 baru dipindah.
Daftar inventaris untuk administrasi.
Selain petugas rekam medis tidak boleh masuk kecuali ada ijin.
Jika pasien tidak membawa kartu atau dicari di komputer tidak ada, menggunakan KIUP (Kartu Index Utama Pasien)

Ruang untuk rekam medis ada 3:
1. pendaftaran
2. penyimpanan
3. perkantoran

Isi harus lengkap: identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, penunjang untuk pasien rawat jalan, rawat inap, dan UGD

Alur sistem:
1. pendaftaran
2. pengumpulan
3. pengolahan
4. pelaporan
5. penyimpanan

Pendaftaran
Pasien datang sendiri, rujukan dokter atau RS ke bagian pendaftaran untuk pasien rawat jalan, rawat inap, dan UGD. Kemudian dilakukan identifikasi apakah pasien baru datang atau kunjungan ulang. Apabila pasien baru datang dilakukan pendaftaran. Setelah itu pasien diarahkan ke poli yang diinginkan (klinik/spesialis).

Kebijakan yang dibuat oleh direktur harus dibuat protapnya, kemudian dikeluarkan SK-nya, jika tidak demikian dianggap tidak standar.

Protap rekam medis terdiri dari 3 buku yang berisi:
1. penyelenggaraan
2. prosedur tetap
3. formulir

Bagian pendaftaran wajib menanyakan identitas lengkap (KTP, SIM, KTM), tidak boleh hanya nama panggilan. Untuk identifikasi pasien yang tidak dikenal ada protapnya sendiri (jenis kelamin, morfologi, gigi, asesoris). Untuk pasien kecelakaan, catat data yang ada dulu, setelah sadar baru ditanya identitas lengkap + nama orang tua, status pernikahan.
Pengumpulan
Rekam medis disalin di buku register (rawat inap dan rawat jalan terpisah).
Pasien diantar ke poli yang dituju, kemudian rekam medis akan diisi oleh dokter (harus lengkap, jika tidak ada evaluasi). Setelah itu, dokumen akan diambil oleh petugas rekam medis dan dibawa ke kantor.

Pengolahan
Ada petugas yang khusus bertugas mengolah data rekam medis.
1. assembling
Menata dan mengecek kelengkapan dokuman. Apabila tidak lengkap dikembalikan (identitas ke petugas pendaftaran, hasil pemeriksaan ke dokter).
2. coding/kodifikasi
menyesuaikan diagnosa dengan ICD X.
3. indexing
a. dokter: untuk mengetahui dalam 1 bulan memeriksa berapa pasien
b. penyakit: buat laporan bulanan 10 penyakit terbanyak
c. kematian: rekam meddik pasien yang meninggal

Jika sudah dikembalikan ke petugas penyimpanan. Penyimpanan dan pengambilan ada protapnya.
Jika keluarga pasien mau minta rekam medik harus ada surat kuasa, meterai, identitas pemohon.
Belum pernah ada protes pasien. Beberapa hanya karena miskomunikasi. Tidak sampai menjadi masalah hukum.
Pasien kecelakaan dibuatkan VR (luka/meninggal? kerjasama dengan RS rujukan)

Perencanaan format konsul ke subkomite RM.
Subkomite RM:
Ketua: dokter
Sekretaris: kepala seksi RM ? yang boleh non dokter
Anggota: dokter
Kalau RS terbatas bisa ambil dari non dokter, tetapi di SK tidak boleh sebut nama dan gelar, tetapi sebut jabatannya.

Pengumpulan data melalui rekap dan sensus kegiatan poli untuk pasien rawat jalan, rawat inap, dan UGD. Belum komputerisasi, program cuma di 1 tempat.

Pelaporan
Membuat laporan bulanan.
Laporan:
1. internal: aturan pelaporan (kepala RM?wadir?direktur?TU?tindak lanjut)
2. external:
a. RL1: data kegiatan RS, morbiditas, surveilance rawat inap
b. RL2: surveilance rawat jalan
c. RL3: status imun
d. RL4: ketenagaan
e. RL5: peralatan medis, kesehatan lingkungan, inos

Pelaporan
Kirim ke Dinkes Malang? Propinsi ?Depkes
Lapor ke puskesmas terkait, mis: DBD, pasien tinggal di Sumbersari, lapor ke Puskesmas untuk cari sumbernya dan tindaklanjuti

Tindak lanjut:
1. rujukan naik/turun ? cari penyebab ? sosialisasi
2. masalahnya timbal balik dari luar belum optimal
3. KIA ? 1 tahun sekali beberapa RS diundang, yang belum lengkap ? alasan, diberi buku profil kesehatan
4. P2PL/P2M: pemberantasan penyakit menular

Evaluasi LPCM yang tidak lengkap.
Rekap bagian RM dilaporkan ke subkomite, kemudian ke komite, dan dibahas di rapat komite ? minimal 1 bulan sekali.
Analisa: laporan eksternal, LPCM, berbor johnson ? bahas kinerja RS, pasien meningkat/menurun, untuk menyusun pola ketenagaan.

BOR: persentase tempat tidur, efektif kalau 75%
LOS: lamanya pasien dirawat
TOI: turn over interval, untukmengetahui jarak kosongnya kamar, lebih banyak kosong tidak baik, rata-rata 1-2 hari.
BTO: berapa kali dipakai dalam 1 bulan.

Refresing keilmuan dilakukan 1 minggu sekali, kendala di lapangan ditanyakan, ada pretest dan posttest.
Persentase RM yang lengkap dipaparkan ? moivasi dokter

Keperawatan mau ubah form keperawatan? ajukan ke subkomite RM ?direktur?tembusan ke RM untuk cetak, boleh dipakai setelah ada SK pemberlakuan dan protap.

Yang dimusnahkan kasus yang sudah inaktif.



Manajemen Obat dan Alat Medis
Narasumber: Woro Rezeki, S.Si, Apt (apoteker)

Manajemen obat:
1. planning
2. organizing
3. control (karyawan, dana, pembelian)
4. evaluasi

job desc manajemen obat:
1. apoteker
2. asisten apoteker ? resep obat-obat
3. administrasi? catat obat masuk dan keluar
4. juru resep
5. kurir? antar dan ambil obat (dalam dan luar), antar obat ke pasien
6. kasir?keuangan

manajemen alat kesehatan:
ketua tim pengadaan:
1. medis/barang farmasi (alkes, obat, reagen, film, O2, gas)
2. non medis

yang tersedia di apotek ? barang bahis pakai, jarum suntik, obat-obatan

Planning berdasarkan kebutuhan, kalau tidak butuh tidak dibeli.
Rutin ? diresepkan semua dokter
Non rutin? muncul hilang, berdasarkan penyakit yang sedang banyak
Obat yang distandarisasi 80%, harus disediakan, tidak ada jumlah minimal?prediksi
Obat baru yang belum masuk sediaan, di luar standar tapi perlu?tergantung kasus, menggunakan sistem konsinyasi kontinu? obat yang dititipkan, bayar yang sudah terpakai saja, untuk meminimalkan obat diam.
RSU ada buku panduan, obat sudah ditetapkan, RS swasta ? tergantung kebijakan

Planning tidak kerjasama dengan pihak ketiga (tender), sesuai kebutuhan, untuk mengurangi obat yang menumpuk, lihat berdasarkan resep yang tertulis.
Pemesanan? 1 minggu 3 kali, untuk meminimalkan obat yang diam, bisa lihat perputaran obat.
Rawat inap?poli yang mangambil ke gudang obat.
Stok di ruang? untuk obat emergency (injekksi, alkes), ruang operasi, ruang bersalin, IRD, intensif

Tahap komputerisasi, semua yang masuk dan keluar tercatat.
Cek alkes yang rusak/stok obat ruang secara berkaal setiap hari.
Kontrol? lembar pemakaian obat.
Kalau kurang/belum tercatat, besok sudah dicek lagi, tanya pasiennya.

Buku pembelian, konsinyasi, tagihan, piutang (pasien, karyawan, kerjasama), reagen tidak pernah rusak.
Obat kedaluwarsa ? buku sendiri

Permasalahan
Pemesanan: barang kosong?jelaskan ke dokter, dokter minta dicarikan obat, sudah order tidak dikirim, tidak pesan dikirim ? kembalikan.
Penyimpanan: jarang, pasien gawat pencatatan pemakaian kurang.
Perencanaan: obat diskontinu tapi masih butuh, belum ada gantinya.

Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan dan abjad, sistem FIFO.
Kartu obat ? pasien sudah diberi obat apa saja, beli tapi tidak mengambil obat (misalnya obat suntik).

Alat:
1. kesehatan? disposable
2. kedokteran? tensi, stetoskop, dll?rawat bagian pemeliharaan, kalibrasi 1 tahun sekali.

Laporan farmasi:
1. kabag pelayanan?direktur
2. kabag keuangan?direktur

obat ARV disimpan khusus karena laporan sendiri, obat gratis.
VCT?tim?laporan langsung ke direktur.
Psikotropik?laporan ke BPOM dana Dinkes, arsip ke direktur
Rawat jalan?label lengkap + jelaskan
Rawat inap?jelaskan ke perawat
Resep, faktur?dipertahankan 3 tahun, fungsinya:
1. resep?kalau ada tuntutan.
2. faktur?minimalkan barang expired

obat paten disusun berdasarkan farmakologis, tapi belum ada tempat, sedang dilakukan renovasi.
Tidak pakai gudang, yang diatas stoknya, di depan obat bebas.

Logistic
Kepala urusan: Dwi Aji (inventarisasi sirkulasi barang)
Staf: Hari (medis)
Solikan (nonmedis)
Di bawah bagian keuangan
Pertimbangan pengadaan barang
Kasi form pengajuan barang nonmedis ke tiap unit.
Protab tiap akhir unit?kumpul?serahkan tim pengadaan, tidak boleh belanja sendiri

Jumlah tergantung acuan belanja yang lalu, kalau jumlah meningkat ditanyakan pertimbangan ? kasi masukkan ke tim pengadaan ? sesuai masukkan atau dikurangi terserah pengadaan, kembali ke bagian keuangan.

Inventaris ? SK masih 4-5 bulan, belum maksimal
Tiap ruang dikasi daftar inventaris, harusnya dicek tiap bulan, diganti atau diperbarui, tetapi belum jalan, di catatan sudah, di lapangan belum

Tempat kurang memadai, medis dan non medis dibedakan, alat nonmedis dan percetakan di belakang
Mendadak ? harus ada pengajuan untuk yang cito, mengetahui kepala unit, kalau nominal lebih dari 1 juta harus dengan sepengetahuan direktur

Instalasi perbaikan sarana (IPS)
Di bawah unit kerumahtanggaan,
Kalau ada barang rusak harusnya yang ngecek IPS, kalau ada program kalibrasi
Unit yang lapor ke IPS ? diperbaiki, dikembalikan, kalau tidak bisa, direktur dan logistik (untuk inventarisasi) mengetahui sudah tidak bisa dipakai, buat pengajuan baru, kalau seharusnya alat ada 5, 1 rusak, harus dipenuhi.
Laporan barang rusak langsung ke IPS/direktur tergantung nominal
Kalau masih bisa tunda nunggu anggaran, kecuali cito
Buat SP (Surat Pesanan) ke pihak ketiga
Data barang rusak tiap bulan

Pengolahan limbah medis ? IPS, belum dijalankan, harusnya ada unit sendiri
Ada perubahan ? laporan ke keuangan (hilang/rusak)
Tambahan inventaris ? laporan sendiri

Logistik ? pintu keluar masuk barang
Lab klinik/radio ? medis (reagen, film), nonmedis
Radio ?alat: film, klikser, developer
Ruang: kamar gelap, tempat foto, kantor
Tiap orang bawa pengukur radiasi

Selama ini perencanaan jangka pendek saja
Jangka panjang ? langsung ke direksi, misalnya alat pembakaran sampah, genset

Struktur organisasi IPS:
Kerumahtanggaan ? melingkupi 5 unit (IPS, taman, kendaraan, linen, satpam)
Selama pembenahan tidak membutuhkan biaya dari luar ditangani sendiri, kalau teknisi tidak bisa ? ajukan ke kepala bagian ? memo ? ajukan ke keuangan untuk membelinya
Barang yang tidak ada di logistik langsung dibeli sendiri tapi beri tahu logistik

Pengolahan limbah ? salurkan ke IPAL (Instalasi Pengelolaan Limbah ), sementara belum jadi, dilakukan secara manual, limbah cair dimasukkan tandon besar (septik tank aktif) untuk mengendapkan dulu, kalau penuh disedot, biasanya 6 bulan sampai 1 tahun, yang menyedot dari pihak luar
Instalator untuk limbah tajam digiling, spuit masukkan insinerator, bakar, keluarkan limbahnya
Limbah kotor ? saring sampai bersih secara manual ? salur ke IPAL

Jobdesc ? pemeliharaan dan perbaikan sarana-prasarana RS (alat, gedung, taman. listrik), pengecekan air minum 3-4 kali setahun ? ke laboratorium di luar
Medis ? kalibrasi 6 bulan sampai 1 tahun sekali untuk menstandarkan, jika tidak standar ada teguran karena memiliki pengaruh ke pasien, ada label BPFK ? layak pakai
Barang umum/nonmedis, misalnya komputer ? tiap ada yang rusak selalu diperbaiki, kalau tidak bisa perbaiki sendiri, libatkan pihak ketiga

Pengajuan:
Kurang dari 1 juta ? kepala bagian
Lebih dari 1 juta ? direktur

Radiologi
Fasilitas: Rontgen ? kecuali gigi
USG ? yang mengerjakan dokter obgin, kecuali ada kesulitan baru dikirim
Radiasi rendah ? diminimalkan
Apron untuk pasien hamil, petugas
Petugas? ada personal monitoring pakai film bed ? Kirim ke BPFK
Tebal dinding 30 cm, pintu lapis timbal, uji kalibrasi 6 bulan-1 tahun sekali ? aman semua

CATATANNYA BANU:
Catatan
1. Gimana kalo pasien sudah sampai kesitu tapi gak bawa kartu nomer RM? Berdasar nama?kalo tetep gak ketemu? Kapan diputus untuk dikasi nomer baru saja?J
Jawab: Untuk masalah registrasi masih bisa ditangani di komputer, apabila tidak membawa rekam medis akan dilihat data registrasi di komputer( bukan data rekam medis) yang akan menunjukkan nomor atau alphabet nama sesuai nama register administrasi rekam medis. Register itu juga meliputi identitas pasien sehingga bisa langsung dilacak keberadaan rekam medisnya Sehingga bisa diketahui apakah pasien sudah terdaftar apa belum. Setelah itu dicari berkasnya di ruangan rekam medis sesuai alphabet dan nomor registrasi rekam medis. Menurut beliau jarang sekali sampai register rekam medis tidak ketemu karena registrasi di RSI semuanya tercatat baik secara komputerisasi maupun manual.
2. KIUP untuk apa ya?
KIUP digunakan sebagai bukti registrasi rekam medik pasien. Dikelompokkann berdasarkan nama dan identitas pasien. Sehingga mudah mencarinya
Jawab:
3. Pengumpulan rekam medis dari tiap ruangan kapan dan oleh siapa ?
Jawab: Biasanya petugas rekam medis akan datang, untuk mengambil rekam medis dari dokter atau ruang perawatan
4. Selama rawat inap,,rm dimana dan tanggung jawab siapa?
Jawab: Ada di kantor ruang perawatan, dan menjadi tanggung jawab petugas perawatan, tapi tetep mendapat pengawasan dan pengolahan data oleh petugas rekam medis.
5. Pembaharuan format rekam medis?
Jawab: Jika ada masalah atau keluhan tentang formatt rekam medis yang menyullitkan pengolahan dan pencatatan maka akan dirapatkan dalam rapat koordinasi petugas rekam medis, kemudian akan diputuskan apakah akan mengajukan format baru apa tidak, apabila iya akan diajukkan ke komite medis untuk dibahas lebih lanjut secara medis dan administrasi dan diputuskan usulan tetang rekomendasi format baru terhadap direksi RSI, selanjutnya apabila direksi menyetujui maka format baru akan disetujui dan diterbitkan sebagai format yang baru menggantikan format yang lama
6. Buku Register yang ditulis oleh masing2 dokter?
Jawab: Tidak ada, dokter hanya menulis sekali, yaitu pada form rekam medis.
7. Penggunaan klaim asuransi??
Jawab: menurut prosedur harus mengisi form surat permohonan surat keterangan medis (apabila pasien datang sendiri) ? diajukan kepada direktur rumah sakit, setelah disetujui maka pihak rekam medis akan mengeluarkan surat keterangan medis . kalo bukan pasien sendiri yang datang harus ada surat kuasa. Surat Keteranagan Medis kemudian dikopi dan dikasikan ke pihak asuransi.

8. Penggunaaan untuk Penelitan
Harus dengan surat pengantar dari instansi dari peneliti, dan disetujui oleh bagian tata usaha, setelah itu akan dikeluarkan data-data medisnya saja oleh pihak rekan medis tanpa menyebutkan nama pasien. Tidak semua penelitian bisa dilakukukan, tergantung ada tidaknya pasien, pada dasarnya RS terbuka untuk penelitian, tapi akan dilihat dulu kasusnya atau tidak.
9. Penyusutan rekam medis?
Dimusnahkan sesuai atuaran yang berlaku yaitu sesudah 5 tahun, Sebelum dimusnahkan akan dibuatkan ringkasan rekam medik. KIUP tidak dimusnahkan, Inform consent juga gak dimusnahkan dan harus ada salinannya.
10. Duplikasi?
Jarang , karena rekam medis ditulis secara berkelanjutan dan kronolgis, seandaiinya pasien pindah ke dokter lain dalam rangka alih perawatan maupun konsultasi , berkas rekam medis tetap jadi satu atau bersambung, sehingga tidak terjadi duplikasi. Dan ada form-form yang menujukkan pemindahan penanganan pasien.


--
Shigenoi Haruki

No comments:

Post a Comment