ikm dinoyo makalah
TUGAS 3
MANAJEMEN OBAT, EQUIPMENT
DAN REKAM MEDIK (RS ISLAM DINOYO)
KELOMPOK 7
AMAYLIA F. DEWI (06107100)
BIAS RAHADIAN S. (06107100)
DEWI SRI WULANDARI (06107100)
DYAH AYU SAVITRI (06107100)
FAUNDRA ARIEZA (06107100)
GLADYS ADIPRANOTO (06107100)
HERBANU HARYO (06107100)
JOHAN SETIAWAN (06107100)
ADMINISTRASI KESEHATAN MASYARAKAT IKM/KP-06
LABORATORIUM ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2009
BAB I
HASIL OBSERVASI
1.1 Profil RSI Dinoyo
Rumah Sakit Islam Malang "Unisma" (RSI Dinoyo) adalah rumah sakit yang didirikan atas prakarsa pengurus yayasan Unisma. Rumah sakit ini diresmikan pada tanggal 28 Agustus 1994 oleh Ketua Pengurus Besar NU, Abdurrahman Wahid dan mendapat izin beroperasi pada tanggal 10 juni 1998. Rumah sakit ini berlokasi di Jalan Mayjend Haryono 139 Malang.
Pelayanan yang diberikan di RSI Dinoyo mencakup dua belas jenis pelayanan. Pelayanan Rawat jalan meliputi Poli, praktek dokter, dan konsultasi gizi. Sesuai dengan data identifikasi rumah sakit yang diberikan oleh narasumber, rumah sakit ini adalah tipe C di mana dokter spesialis yang berpraktek di sini belum meliputi keseluruhan spesialisasi yang ada. Layanan dokter spesialis yang tersedia di Rumah Sakit ini meliputi spesialis penyakit dalam, kebidanan dan kandungan, bedah, paru-paru, THT, mata, dan anak. Pelayanan lainnya yang tersedia di rumah sakit ini adalah sebagai berikut: pelayanan rawat inap, gawat darurat, ICU, Ppelayanan ibu melahirkan dan enyakit kandungan, laboratorium, radiologi, operasi/bedah, apotek, rehabilitasi medik, pelayanan non medis (mobil ambulans dan jenazah), serta klinik VCT. Adanya klinik VCT di RSI Dinoyo ini karena rumah sakit ini diberi kepercayaan oleh WHO untuk bekerjasama dalam program penanggulangan HIV/AIDS.
Rumah Sakit ini memiliki visi menjadi rumah sakit pendidikan Islami yang terbaik. Dengan misinya adalah memberikan pelayanan prima berdasarkan etika disiplin profesi yang dijiwai nilai ke-islaman; mengembangkan profesionalisme sumber daya manusia melalui pendidikan, pelatihan dan penelitian; meningkatkan pendapatan rumah sakit dan karyawannya; mengembangkan jaringan kerjasama dengan rumah sakit pendidikan nasional dan internasional.
Kemudian untuk mewujudkan visi dan misinya, rumah sakit ini mempunyai tujuan meningkatkan mutu pelayanan yang islami; tersusunnya standar pelayanan rumah sakit; meningkatkan mutu dan profesionalisme sumber daya manusia; meningkatkan pendapatan rumah sakit dengan pengelolaan yang efisien dan efektif; terbentuknya jaringan kerjasama dengan institusi terkait;terwujudnya rumah sakit pendidikan pada tahun 2025. Sedangkan motto rumah sakit ini dalam memberikan pelayan adalah "pengabdianku pelayanan terbaikku".
Dalam rangka meningkatkan mutu dan kualitasnya serta demi kelangsungan dan berkembangya rumah sakit ini, sejak tahun 2003 sampai saat ini pihak manajemen rumah sakit melakukan perbaikan-perbaikan administrasi, sistem, sumber daya manusia, sarana dan prasarana sesuai dengan standarsasi rumah sakit yang ditentukan oleh pemerintah. Salah satu hasil dan bukti dari usaha tersebut, pada tahun 2009 ini RSI Dinoyo mendapatkan akreditasi di lima bidang yaitu: manajemen, asuhan keperawatan, rekam medis, unit gawat darurat, dan pelayanan medik.
Dalam pengaturan organisasi rumah sakit, RSI Dinoyo memiliki struktur organisasi seperti terlampir pada Lampiran 1.
1.2 Manajemen Logistik, Obat, dan Alat Kesehatan di RSI Dinoyo
1.2.1 Manajemen Logistik
A. Struktur Organisasi
Dilihat dari struktur organisasi Rumah Sakit Unisma, bagian logistik dibawahkan oleh bagian keuangan. Posisi kepala urusan logisik saat ini dipegang oleh Bapak Dwi Aji. Kepala urusan logistik ini bertanggung jawab atas inventarisasi dan sirkulasi barang. Terdapat dua orang staf yang membantu Kepala Urusan Logistik yakni 1 orang staf untuk mengelola alat medis, dan seorang lagi untuk mengurus alat-alat non medis.
Bagan 1. Alur organisasional dan struktur organisasi bagian Logistik RSI Dinoyo
Secara umum, bagian logistik berperan sebagai pintu keluar masuk barang baik alat kedokteran maupun barang non medis sedangkan untuk penyimpanan masih menjadi satu dengan obat dan alat kesehatan. Dari hasil wawancara diketahui bahwa bagian logistik sangat erat berkaitan dan berkoordinasi dengan Instalasi Perbaikan Sarana (IPS) yang berada di bawah Unit Kerumahtanggaan. Unit Kerumahtanggaan melingkupi 5 subunit (IPS, taman, kendaraan, linen, satpam).
Tanggung jawab IPS antara lain adalah pemeliharaan dan perbaikan sarana-prasarana RS seperti alat baik medis maupun non medis, gedung, taman, dan listrik. Selain itu IPS juga bertanggung jawab terhadap penjagaan mutu air minum dengan melakukan pengecekan ke laboratorium luar sebanyak tiga sampai empat kali setahun.
B. Fungsi Manajemen Logistik
a. Dasar Perencanaan
Pada saat akan melakukan perencanaan, bagian logistik memberikan form pengajuan permintaan barang nonmedis ke tiap unit yang ada di RS. Hal ni dilakukan setiap akhir tahun dan menurut protap merupakan kewajiban masing-masing unit untuk mengumpulkan form yang telah diisi. Barang-barang yang diajukan tersebut kemudian akan didaftar dan diserahkan ke tim pengadaan. Hal ini dilakukan karena belanja bukan merupakan kewenangan dari bagian logistik. Untuk diketahui Tim Pengadaan diketuai oleh Kepala Seksi Farmasi.
Jumlah akhir (final) barang yang akan diajukan tergantung Rancangan Anggaran Belanja yang lalu. Apabila jumlah kebutuhan meningkat, pertimbangan direksi diperlukan untuk memberi masukan kepada tim pengadaan. Setelah perencanaan rampung maka akan diserahkan ke bagian keuangan.
b. Inventarisasi
Inventarisasi belum dilakukan secara maksimal karena SK pelaksanaannya baru disahkan sekitar 4 bulan yang lalu. Inventarisasi dilakukan dengan cara memberikan daftar inventaris ke setiap ruangan. Semestinya daftar tersebut dicek tiap bulan apakah perlu diganti dan diperbarui, tetapi hal ini belum berjalan dengan maksimal. Saat ini inventarisasi hanya dilakukan di buku catatan, sedangkan pencatatan di lapangan (kartu inventaris ruangan) belum dilaksanakan.
c. Fungsi manajemen logistik
Perencanaan yang dilakukan bagian logistik bisa digolongkan menjadi dua yaitu jangka pendek dan jangka panjang. Selama ini yang lebih sering dilakukan adalah perencanaan jangka pendek yang dilakukan per tahun. Untuk perencanaan jangka panjang diajukan langsung ke direksi, misalnya alat pembakaran sampah, genset. Alur pengajuan tergantung nominalnya. Untuk nominal kurang dari Rp 1 juta maka pengajuannya dilakukan kepada Kepala Urusan. Sedangkan untuk yang nilai nominalnya lebih dari Rp 1 juta pengajuannya langsung ke direktur. Pengajuan kebutuhan mendadak harus dilakukan dengan sepengetahuan kepala unit apabila nilainya kurang dari Rp 1 juta, sedangkan apabila lebih harus dengan sepengetahuan direktur.
Penyimpanan equipment di ruangan logistik mencakup peralatan medis dan non medis. Keduanya dibedakan dari tempat penyimpanannya. Alat medis diletakkan dalam rak dan alat nonmedis serta percetakan di ruang belakang kantor urusan logistik.
Perawatan peralatan medis dilakukan baik secara akif maupun pasif. Secara aktif dilakukan dengan mengkalibrasi setiap 6 bulan atau 1 tahun sesuai dengan standar masing-masing alat. Pengkalibrasian dilakukan untuk menilai apakah alat masih berfungsi sesuai standar atau tidak. Hal ini ditujukan agar tidak ada pengaruh bahaya yang diterima pasien. Peralatan yang sudah standar akan diberi label BPFK yang menandakan alat tersebut layak pakai.Selain tu juga dilakukan pengecekan tiap bulan untuk mendata barang-barang yang rusak. Kemudian untuk perawatan secara pasif dilakukan setelah ada laporan dari bagian yang mengalami kerusakan alat. Cara ini utamanya dilakukan untuk barang nonmedis/barang umum. Apabila tidak dapat diperbaiki oleh teknisi yang ada di RS maka perlu melibatkan pihak ketiga. Untuk masalah pembiayaannya, apabila perbaikan harus dilakukan oleh teknisi di luar pegawai rumah sakit maka dilakukan pengajuan biaya kepada Kepala Urusan Logistik. Selanjutnya KaUr akan memberikan memo ke Bagian Keuangan untuk membelinya dengan spengetahuan bagian logistik.
Alur administrasi pengajuan perbaikan alat rusak dimulai dari pelaporan unit yang bersangkutan kepada IPS. Kemudian IPS akan berusaha memperbaiki barang. Setelah selesai diperbaiki maka barang tersebut dikembalikan ke unit yang mengirimkan. Apabila teknisi internal tidak mampu menangani, direktur dan bagian logistik harus mengetahu bahwa barang sudah tidak bisa dipakai, agar unit membuat pengajuan baru atau membuat surat pesanan ke pihak ketiga. Laporan barang rusak dilakukan langsung ke IPS/direktur tergantung nominalnya. Apabila masih bisa ditunda, pengajuannya menunggu anggaran tahun berikutnya, kecuali alat tersebut dibutuhkan secara cito. Selanjutnya, apabila ada perubahan pada inventaris (hilang/rusak), maka dilakukan pelaporan kepada bagian keuangan. Sedangkan untuk penambahan inventaris dibuatkan laporan sendiri.
d. Pengelolaan Limbah Medis
Pengelolaan limbah medis dilakukan oleh IPS. Limbah akan disalurkan ke IPAL (Instalasi Pengelolaan Limbah). Sementara IPAL belum jadi, pengelolaan limbah dilakukan secara manual. Dengan mekanisme ini limbah cair dimasukkan ke tandon besar (septic tank aktif) untuk diendapkan. Apabila airnya sudah penuh maka akan dilakukan penyedotan yang biasanya dilakukan 6 bulan sampai 1 tahun sekali oleh pihak luar. Air limbah yang kotor disaring sampai bersih secara manual, kemudian disalurkan ke IPAL. Pengelolaan limbah tajam seperti spuit dan jarum digiling menggunakan instalator, kemudian dimasukkan ke incinerator untuk dibakar dan dikeluarkan limbahnya berupa abu.
e. Manajemen Logistik Laboratorium Klinik
Manajemen logistik laboratorium klinik sama dengan unit lainnya, yaitu dengan mengajukan kebutuhan medis (reagen, film) dan nonmedis ke bagian logistik. Penyimpanan alat medis dilakukan di gudang obat.
f. Pengelolaan Laboratorium Radiologis
Laboratotium Radiologis RSI Dinoyo ini terletak di bagian belakang rumah sakit. Fasilitas yang tersedia di laboratorium ini adalah foto X-ray (kecuali gigi) dan USG. Ruang untuk melakukan foto terdapat di dalam laboratorium, luasnya kurang lebih 3x4 meter. Tebal dindingnya 30 cm dengan pintu berlapis timbal. Uji kalibrasi dilakukan setiap 6 bulan – 1 tahun. Hasil uji kalibrasi terakhir menyatakan fasilitas ini aman dan sesuai standar. Ruang USG terletak di sebelah ruang foto berukuran ± 2x2 meter berisi tempat tidur, meja dokter, dan USG.
Proteksi radiasi dilakukan dengan menggunakan hanya radiasi yang berdosis rendah. Hal ini dilakukan dengan tujuan meminimalkan efek radiasi pada pasien dan petugas. Selain itu, radiografer dan pasien hamil yang memasuki ruang beradiasi wajib menggunakan apron. Setiap radiografer mengggunakan alat pengukur radiasi berupa film bed untuk personal monitoring. Setiap bulan sekali film bed tersebut dikirim ke BPFK untuk diperiksa.
1.2.2 Manajemen Obat dan Alat Kesehatan
A. Struktur Organisasi
Manajemen obat menjadi tanggung jawab divisi kefarmasian (apotek). Apotek RSI Dinoyo dengan nama Avisena Unisma buka 24 jam dan melayani pasien rumah sakit (rawat inap dan rawat jalan) maupun masyarakat umum. Apotek ini menjual obat-obat generik, obat bebas, narkotik, dan psikotropika. Apotek hanya bertanggung jawab terhadap obat yang diresepkan saja, sedangkan obat yang digunakan dalam tindakan baik di poli maupun di ruangan adalah tanggung jawab dari bidang logistik. Selain itu, bagian farmasi juga bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penyediaan alat kesehatan seperti perban, kapas, kasa, dan lain-lain. Alur organisasional bagian farmasi ini bila diurut dari direktur rumah sakit adalah seperti yang tercantum pada Bagan 1.
Bagan 2. Alur Organisasional Bagian Farmasi RSI Dinoyo
Bagian farmasi RSI Dinoyo mempunyai struktur organisasi seperti yang tercantum pada Bagan 2. Penanggung jawab apotek dipegang oleh seorang apoteker. Saat ini kedudukan tersebut dipegang oleh Ibu Woro Rezeki S.Si, Apt yang sekaligus sebagai narasumber dalam studi lapangan ini. Tugas penanggung jawab apotek adalah mengkoordinasi dan bertanggung jawab atas pelayanan kefarmasian RSI Dinoyo. Kegiatan manajemen yang merupakan tannggung jawab apoteker meliputi perencanaan, distribusi, penyimpanan, evaluasi, dan pelaporan. Apoteker dibantu oleh asisten apoteker yang terdiri dari beberapa orang yangmsing-masing bertanggung jawab untuk salah satu fungsi manajemen (perencanaan, distribusi, penyimpanan, evaluasi, dan pelaporan).
Bagan 3. Struktur Organisasi Bagian Farmasi RSI Dinoyo
Staf yang dibawahi oleh Apoteker meliputi bagian juru resep, kasir, administrasi, dan kurir. Juru resep bertugas untuk menerjemahkan resep yang diberikan pasien untuk kemudian dicarikan obatnya. Kasir melaksanakan proses jual beli dengan penebus resep. Bagian administrasi bertugas mencatat segala hal yang berkaitan dengan keluar masuknya obat khususnya yang . Kemudian karena satu pelayanan yang disediakan apotek ini adalah mengantar obat ke rumah pasien, maka dalam struktur organisasinya terdapat bagian kurir.
Pencatatan yang dilakukan bagian administrasi saat ini masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat di berbagai macam buku. Beberapa buku yang digunakan antara lain sebagai berikut: buku Depo, rawat jalan, rawat inap, kerjasama,obat karyawan, piutang pasien, ekspedisi, pasien pulan bayar di keuangan, retur pembelian, serah terima uang, setoran, psikotropika. Tetapi, menurut narasumber, dalam waktu dekat akan dilaksanakan komputerisasi dalam pencatatan ini yang sekaligus akan menggunakan sistem on-line.
B. Fungsi manajemen obat
Fungsi manajemen yang dilakukan oleh bagian farmasi ini hampir sama dengan fungsi manajemen obat pada umumnya yang meliputi: perencanaan, distribusi, penyimpanan, kontrol dan evaluasi, serta pelaporan.
a. Perencanaan dan Pengadaan
Perencanaan obat yang akan dibeli dilakukan setahun sekali dan dicantumkan dalam Rancangan Anggaran Belanja (RAB). RAB ini didasarkan pada data rekapitulasi penggunaan obat pada tahun sebelumnya ditambah beberapa persen sesuai dengan kebijakan yang diambil pada rapat perencanaan.
Pengadaan obat di RSI Dinoyo tidak dilaksanakan dengan mekanisme tender dengan pihak ketiga. Pelaksanaan pemesanan obat dilaksanakan seminggu tiga kali, dengan jumlah pemesanan tidak dalam jumlah banyak. Tujuan dari pola pemesanan seperti ini adalah untuk meminimalkan jumlah obat diam yang ada di apotek sehingga obat yang kadaluarsa juga dapat diminimalkan. Pemesanan dilakukan berdasar kebutuhan obat yang banyak saat itu, sehingga apabila obat tidak dibutuhkan obat tersebut tidak dipesan.
Berkaitan dengan hal tersebut maka obat yang dipesan dibagi menjadi dua jenis: rutin dan non rutin. Obat rutin adalah obat yang selalu diresepkan oleh dokter yang berpraktek di RSI Dinoyo, sedangkan obat non rutin adalah obat yang dalam isilahnya 'hilang timbul' berdasarkan penyakit yang sedang banyak terjadi. Untuk pengadaan obat rutin, RSI Dinoyo membuat daftar obat yang distandarisasi. Obat-obat yang masuk dalam daftar ini pemesanannya dilakukan seccara rutin sehingga selalu tersedia walaupun tidak ada jumlah minimalnya. Kemudian untuk obat baru yang belum masuk sediaan tetapi dibutuhkan maka pengadaannya tergantung pada kebutuhan menggunakan sistem konsinyasi kontinyu. Dengan menggunakan sistem konsinyasi maka yang dibayar hanya obat yang dipakai saja. Sedangkan untuk mengantisipasi terjadinya KLB, bagian farmasi RSI Malanng memesan obat yang berkaitan dalam jumlah banyak saat mendekati bulan-
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, RSI Dinoyo dipercaya untuk mengoperasikan klinik VCT oleh WHO. Pengadaan ARV dilakukan oleh DepKes, dan obat ini diberikan secara gratis kepada pasien HIV/AIDS.
b. Penyimpanan
Penyimpanan obat dibagi menjadi dua tempat utama yaitu di lantai satu dan di lantai dua. Obat-obatan yang disimpan di lantai dua adalah obat-obat antiretroviral untuk pasien HIV/AIDS. Ruangan di lantai dua ini luasnya kurang lebih 3x4 meter dengan pencahayaan terang, dan sirkulasi udara yang cukup baik. Suhu ruangan sangat dipengaruhi oleh cuaca di luar, karena kaca jendela yang ada di ruangan ini sangat besar dan tidak menggunakan kelambu untuk menghalangi sinar matahari. Sehingga pada saat cuaca panas, suhu di ruangan ini juga cukup panas. Obat-obat ARV disimpan dalam lemari kayu yang sebagian daun pintunya terbuat dari kaca.
Tempat penyimpanan di lantai satu merupakan tempat penyimpanan sementara selama ada renovasi. Karena ada perbaikan tersebut maka ruangan yang tersedia relatif menjadi lebih sempit. Ruangan ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu meja administrasi, loket dan display apotek, serta tempat penyimpanan obat. Pencahayaan berasal dari jendela dan intu kaca yang terdapat di sepanjang dinding depan apotek. Tetapi pencahayaan ini kurang jika dibandingkan dengan lantai dua, karena sebelum bisa masuk jendela cahaya harus melewati beranda beratap di depan apotek. Rak-rak penyimpanan obat diletakkan di seluruh bagian dinding dalam apotek. Selain itu juga terdapat rak yang juga berfungsi sebagai sekat pembatas antara bagian administrasi dengan display apotek. Dengan penataan seperti ini, ruang untuk bergerak bagi 5 orang staf menjadi terbatas. Tetapi sekali lagi perlu diingat bahwa keadaan ini hanya untuk sementara selama ada renovasi.
Penyimpanan obat dibagi menjadi dua. Obat bebas ditempatkan di display apotek. Sedangkan obat-obat lain disimpan di rak-rak. Penyusunannya menggunakan sistem FIFO. Hal ini sesuai dengan mekanisme pemesanan obat yang tidak menggunakan tender dan dilakukan tiga kali dalam seminggu. Penyusunan obat berdasar abjad tetapi tidak dibagi berdasar golongan obat terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena ruang yang tersedia hanya sedikit, sedangkan apabila obat harus dibagi berdasarkan golongan terlebih dahulu maka dibutuhkan ruangan yang lebih besar. Untuk obat-obat khusus seperti psikotropika disimpan di lemari khusus tidak di dalam rak yang terbuka tetapi kunci lemari selalu tergantung di daun pintu. Hal ini dilakukan karena apotek ini buka selama 24jam sehingga lemari tersebut selalu terawasi.
Pengelolaan obat kadaluarsa bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dikembalikan kepada pemasok atau dimusnahkan sendiri. Untuk cara pertama, setiap tahun bagian farmasi mendata obat-obat mana yang akan kadaluarsa pada tahun bersangkutan. Obat-obat yang termasuk di dalam daftar ini diumumkan kepada dokter-dokter yang berpraktek di RS ini agar lebih meprioritaskan obat tersebut dalam peresepan. Kemudian 3 bulan sebelum kadaluarsa maka bagian farmasi akan menghubungi distributor untuk menanyakan apakah obat bersangkutan dapat dikembalikan. Apabila pihak distributor bersedia untuk menerima maka bagian farmasi akan menyiapkan faktur pembelian untuk kepentingan administrasi pengembalian obat. Tetapi bila pihak distributor/pabrik obat tidak bersedia menerima kembali maka obat akan dimusnahkan sendiri. Sebelum dibuang, obat-obat yang kadaluarsa dihancurkan terlebih dahulu dengan cara menumbuk apabila bentuknya tablet, kaplet, atau pil. Untuk obat berbentuk kapsul maka kapsulnya dibuka terlebih dahulu dan dibuang isinya. Apabila berbentuk salep atau sirup maka diencerkan dengan air sebelum dibuang. Untuk obat-obat psikotropika, penghancuran dan pembuangannya diawasi oleh BPOM dan Badan Narkotika Nasional.
c. Distribusi
Distribusi obat dibagi menjadi dua yaitu untuk pasien rawat inap dan pasien rawat jalan sekaligus pasien umum. Untuk pasien rawat inap, resep yang diserahkan oleh pasien kepada perawat akan ditebus untuk diberikan kepada pasien oleh perawat dan dicatat oleh bagian administrasi dalam buku pasien rawat inap. Mekanisme pembayaran pada pasien rawat inap dilakukan sekaligus dengan pembayaran seluruh perawatan yang diterima selama dirawat di rumah sakit melalui bagian keuangan. Oleh karena itu, obat yang digunakan oleh pasien rawat inap selain dicatat pada kartu stok juga dicatat di dalam Buku Pasien Pulang Bayar di keuangan. Sedangkan untuk pasien rawat jalan dan pasien umum, pasien datang ke loket apotek dan menyerahkan resep ke juru resep untuk kemudian dicarikan obatnya. Pembayaran langsung dilakukan di kasir apotek, kemudian pencatatannya untuk pasien rawat jalan dicatat di kartu stok dan Buku Pasien Rawat Jalan. Sedangkan apabila ada karyawan yang membutuhkan obat-obatan terdapat fasilitas obat generik gratis. Apabila ada karyawan yang melakukan transaksi ini maka akan dicatat dalam Buku Obat Karyawan.
d. Pengontrolan
Untuk menjamin ketersediaan obat maka diakukan pengontrolan. Hal ini dilaksanakan dengan mencatat keluar masuknya masing-masing obat pada kartu stok/lembar pemakaian obat. Sedangkan pengecekan barang secara menyeluruh dilakukan setiap 3 bulan.
e. Pelaporan
Laporan internal dilaksanakan setiap satu bulan pada saat rapat dengan direksi. Mekanisme pelaporanya sesuai dengan struktur organisasi yang telah tercantum. Pertama kali laporan diajukan kepada Kepala bagian pelayanan untuk masalah penyediaan dan distribusi sedangkan yang berkaitan dengan anggaran belanja dean keluar masuknya uang dilaporkan kepada kepala bagian keuangan. Apabila laporan tersebut disetujui maka dilanjutkan kepada Wadir Pelayanan Medik dan Wadir Keuangan. Kemudian selanjutnya apabila disetujui Wadir dan telah melewati rapat internal maka laporan tersebut akan disetujui oleh Direktur Rumah Sakit.
f. Masalah
Masalah yang terjadi bisa terjadi dalam keseluruhan tahap baik perencanaan, pemesanan, penyimpanan, distribusi. Pada tahap perencanaan yang pernah terjadi adalah obat sudah diskontinyu tetapi masih belum ada gantinya. Untuk masalah ini maka bagian farmasi akan berkoordinasi dengan dokter untuk tindakan lebih lanjut. Masalah pada tahap pemesanan yang pernah terjadi adalah stok barang di pihak distributor kosong. Untuk mengatasinya maka bagian farmasi menjelaskan ke dokter bersangkutan bahwa penyediaan barang agak terhambat dan menawarkan apakah obat bisa diganti dengan jenis yang lain. Apabila tidak bisa diganti maka bagian farmasi akan menghubungi distributor dan apotek lain untuk pengadaan obat tersebut. Masalah lain yang pernah terjadi adalah obat yang sudah diorder tidak dikirim dan obat yang tidak dipesan dikirim oleh pemasok obat. Masalah pada tahap penyimpanan jarang terjadi, hanya saja pada tindakan-tindakan gawat kurang pencatatannya.
1.3 Manajemen Data Kesehatan di RSI Dinoyo
1.3.1 Manajemen Rekam Medik
A. Format rekam medik ? apakah dibedakan rawat jalan dan rawat inap, apa aja formnya
B. Proses manajemen rekan medik
a. Struktur organisasi (alur tgg jawabnya dari direktur s.d staf bag rekam medis)
b. Alur dokuen rekam medis (mulai pasien datang s.d disimpen)
c. Sistem manajemen rekam medis (perencanaan,pengumpulan, pengolahan , penyimpanan, penyusutan pemusnahan, penggunaan)
d. Masalah dalam manajemen rekam Medik
1.3.2 Pelaporan Rekam Medik
BAB II
ANALISIS
2.1 Analisis Manajemen Obat dan Equipment
2.1.1 Sistem Preventif Management
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat disimpulkan bahwa RSI Dinoyo belum menggunakan prinsip preventif manajemen secara optimal dalam manajemen obat. Hal ini ditunjukkan dengan planning pembelian obat yang berdasarkan pada kebutuhan. Obat yang tidak dibutuhkan tidak akan dibeli. Kebutuhan obat yang dicakup hanya meliputi obat yang rutin diresepkan dokter dan obat non rutin yang berdasarkan penyakit yang insidennya meningkat. Obat yang sudah distandarisasi sekitar 80%. Obat ini harus selalu disediakan. Sedangkan obat yang di luar standar tetapi diperlukan menggunakan sistem konsinyasi kontinu yang bertujuan untuk meminimalkan obat diam. Hal ini memberikan konsekuensi pihak RS harus siap merujuk pasien apabila terjadi kasus luar biasa yang obatnya tidak tersedia.
2.1.2 Sistem Pemeliharaan Equipment
Dari hasil observasi diketahui bahwa sistem pemeliharaan alat kesehatan dilakukan baik secara aktif maupun pasif. Pemeliharaan alkes yang bisa dikalibrasi sudah baik, karena dilakukan secara berkala dan mendapatkan sertifikasi layak pakai. Di sisi lain pengontrolan yang dilakukan terhadap alat-alat kesehatan yang tidak dapat dikalibrasi seperti stetoskop, tempat tidur pasien, brankar, belum maksimal karena SK untuk mekanisme ini baru disahkan 4 bulan yang lalu. Pengesahan SK ini mempunyai nilai yang baik karena dengan demikian terbukti bahwa rumah sakit ini sedang berusaha untuk memperbaiki dan memaksimalkan mutu pelayanannya. Apabila usaha ini tidak dilakukan maka akan berpengaruh terhadap kinerja RS. Alat-alat yang tidak terkontrol keadaannya dapat menyebabkan keterlambatan penanganan, kesalahan penanganan, ketidaknyamanan dan ketidakpuasan pasien.
Pemeliharaan equipment di RSI Malang dipegang oleh bagian logistik yang bekerjasama dengan unit kerumahtanggaan. Beban kedua unit ini selain memelihara alkes juga cukup banyak dan dirasa tidak sebanding dengan jumlah pekerja yang ada. Untuk ke depannya akan lebih baik apabila dilakukan penambahan tenaga, tetapi apabila tidak dimungkinkan maka diperluka pelatihan bagi staf pemeliharaan alat kesehatan agar kerjanya lebih optimal. Kemudian untuk SK yang baru dikeluarkan, ada baiknya bila ditindaklanjuti dengan membentuk sistem pengontrolan alkes yang lebih adekuat agar mutu pelayanan, keamanan, keselamatan, dan kenyamanan pasien dapat senantiasa ditingkatkan
2.1.3 Penjaminan terhadap Kualitas, Keamanan, dan Ketersediaan Obat
Planning obat yang dibeli berdasarkan kebutuhan (resep yang tertulis), meliputi obat rutin dan non rutin. Obat yang distandarisasi sekitar 80%, obat ini harus disediakan dengan jumlah yang diprediksi. Obat yang diluar standar tetapi diperlukan menggunakan sistem konsinyasi kontinu (obat yang dititipkan, membayar obat yang sudah terpakai saja). Hal ini bertujuan untuk meminimalkan obat diam. Dalam planning tidak dilakukan kerjasama dengan pihak ketiga (tender), untuk mengurangi obat yang menumpuk. Pemesanan obat dilakukan 1 minggu 3 kali, untuk meminimalkan obat yang diam dan agar bisa melihat perputaran obat. Hal ini menunjukkan sistem planning obat telah menjamin keamanan obat dengan cepatnya perputaran obat daan minimalnya obat diam sehingga kemungkinan obat kedaluwarsa sangat kecil.
Dalam organizing obat, obat bebas diletakkan di depan, bagian luar, sedangkan obat yang harus dengan resep dokter diletakkan disebelah dalam. Obat golongan narkotik diletakkan dalam lemari khusus. Stok obat tidak menggunakan gudang, disimpan di dalam apotek tersebut, diletakkan di lemari-lemari yang tersusun. Obat paten disusun berdasarkan farmakologis, tapi belum ada tempat, sedang dilakukan renovasi. Obat ARV diletakkan di lantai dua, dalam lemari tersendiri. obat ARV disimpan khusus karena laporan sendiri, obat gratis.
Penggunaan obat ARV oleh tim VCT menggunakan laporan khusus langsung ke direktur. Sedangkan obat psikotropik pelaporannya ke BPOM dan Dinkes, dengan arsip ke direktur. Pemberian obat untuk pasien rawat jalan dengan label informasi serta penjelasan yang lengkap. Untuk pasien rawat inap, poli yang bersangkutan akan mengambil ke gudang obat, penjelasan informasi diberikan kepada perawat. Disediakan stok di ruang untuk obat emergency (injeksi, alkes), terutama di ruang operasi, ruang bersalin, IRD, intensif. Resep dan faktur dipertahankan 3 tahun. Fungsi resep untuk mengatasi apabila ada tuntutan, sedangkan faktur untuk meminimalkan barang expired. Hal ini memungkinkan keamanan penyimpanan obat dan lengkapnya informasi yang sampai ke pasien.
Controlling obat dilakukan menggunakan lembar pemakaian obat. Pengecekan obat dilakukan setiap hari. Apabila ada obat yang kurang atau belum tercatat, keesokkan harinya dicek lagi atau ditanyakan ke pasien. Obat kedaluwarsa dicatat dalam buku tersendiri. Hal ini dapat meminimalkan penggunaan obat yang tidak terdata.
2.3 Analisis Manajemen Data Kesehatan
Format rekam medis di RSI Dinoyo meliputi :
1. Rekam medis pasien rawat jalan
2. Rekam medis pasien rawat inap
3. Rekam medis pasien gawat darurat
4. Rekam medis gigi
2.3.1 Rekam medis pasien rawat jalan
Rekam medis pasien rawat jalan, formatnya meliputi :
1. Identitas (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Alergi terhadap
3. Anamnesis dan pemeriksaan
4. Diagnosa dan terapi
5. Dokter yang menangani
Format rekam medis untuk pasien rawat jalan di RSI Dinoyo telah memenuhi syarat/ standar format rekam medis rawat jalan sehubungan dengan Surat Kementerian Kesehatan RI no 749a/Menkes/pers/XII/1989 tentang rekam medik, yaitu isi rekam medik untuk pasien rawat jalan dapat dibuat sekurang-kurangnya memuat identitas, anamnesis, diagnosis dan pengobatan.
2.3.2 Rekam medis pasien rawat inap
Format rekam medis untuk pasien rawat inap di RSI Dinoyo, meliputi :
1. Identitas (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
Format rekam medis untuk pasien rawat inap di RSI Dinoyo telah memenuhi syarat/ standar format rekam medis rawat jalan sehubungan dengan Surat Kementerian Kesehatan RI no 749a/Menkes/pers/XII/1989 tentang rekam medik, yaitu isi rekam medik untuk pasien rawat inap dapat dibuat sekurang-kurangnya memuat :
1. Identitas pasien
2. Anamnesis
3. Riwayat penyakit
4. Diagnosis
5. Hasil pemeriksaan laboratorium
6. Persetujuan tindakan medis
7. Tindakan pengobatan
8. Usaha keperawatan
9. Catatan observasi klinik dan hasil pengobatan
10. Resume akhir dan evaluasi pengobatan
2.3.3 Rekam medis pasien gawat darurat
Format rekam medis untuk pasien gawat darurat di RSI Dinoyo berisi :
1. Identitas pasien (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Jam pendaftaran dan tiba di UGD
3. Tanggal dan tempat kejadian
4. Penyebab kejadian
5. Status medis
6. Transportasi waktu datang
7. Keadaan pra hospital dan tindakan pra hospital
8. Alergi terhadap
9. Anamnesis dan pemeriksaan ( keadaan umum, jalan nafas, pernafaan, sirkulasi, kulit mukosa, neurologi)
10. Diagnosis, Differential diagnosis dan tindakan
11. Tanggal tindakan
12. TTD dokter yang menangani
2.3.4 Rekam medis untuk gigi
Format rekam medis gigi di RSI dinoyo mencakup :
1. Identitas pasien (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Riwayat penyakit
3. Anamnesa dan pemeriksaan
4. Diagnosis dan terapi
5. Dokter yang menangani
Semua jenis rekam medis digunakan dalam bentuk kartu pemeriksaan pasien, dimana semua informasi pada format rekam medis di RSI Dinoyo dicatat dalam kartu tersebut
2.3.5 Kesesuaian Rekam Medik dengan Falsafah Manajemen Rekam Medik (ALFRED AIR)
1. Setiap pencatatan terdapat paraf dan nanma dokter yang bersangkutan sebagai tanda bukti bahwa tindakan tersebut telah dilakukan secara sah oleh dokter atau paramedis yang bersangkutan. Hal ini menunjukkan rekam medisnya memberikan kepastian tentang tindakan apa yang dilakukan dan oleh siapa hal itu dilakukan. Setiap pengubahan, pencoretan atau koreksi isi rekam medis pada RSI Dinoyo terdapat aturan harus disertai paraf dan nama pihak yang melakukan.
2. Petugas rekam medis juga melakukan klasifikasi penyakit sesuai dengan kodifikasi internasional yaitu ICD-10, sehingga akan menghindari pencatatan diagnosis yang beragam tafsirannya dan tidak memberikan kejelasan keadaan medis pasien. Dokter dalam mendiagnosa penyakit harus sesuai dengan kodifikasi ini, kalau tidak petugas rekam medis akan mengembalikan rekam medis kepada dokter untuk diperbaiki sesuai kodifikasi. Hal ini akan memberikan kepastian tentang pencatatan keadaan medis dan tindakan medis pada pasien.
3. Terdapat adanya komite medis yang melakukan evaluasi terhadap pencatatan dan pengolahan rekam medis, sehingga bisal lebih memastikan adanya tertib administrasi yang memberikan kepastian hukum.
4. Aspek Finansial
• Batasan aspek finansial
Rekam medik mempunyai nilai dalam hal keuangan oleh karenanya isinya mengandung data atau informasi pelayanan yang telah diberikan institusi kesehatan atau pertugas pasien, yang harus dibayar oleh pasien
• Analisis
Rekam medis RSI Dinoyo telah berisikan data-data tindakan medis dan dalam pencatatannya terdapat aturan bahwa isinya harus sesuai dengan kaidah format yang garis besarnya ditetapkan keputusan menteri kesehatan , dan secara detailnya diatur oleh Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. Surat Keputusan direktur juga mengatur tarif yang dibebankan pada pasien harus sesuai dengan apa yang tertera dalam rekam medis. Pihak Rekam medis juga berkoordinasi dengan bagian keuangan, tentang data-data pasien, sehingga menghindari pencatatan pembiayaan yang tidak akurat. RSI mengadakan penilaian kesesuaian antara data rekam medis dengan bukti transaksi yang dilakukan.
Selain itu rekam medis ini juga berguna untuk analisis kinerja finansial rumah sakit. Rekam medis di RSI Dinoyo digunakan sebagai bahan pelaporan tentang macam tindakan dan diagnosa yang dilakukan rumah sakit dalam kurun waktu tertentu. Terdapat evaluasi kinerja finansial rumah sakit yang dilakukan sebulan sekali, yang bahan evaluasinya menggunakan data-data rekam medis yang telah diklasifikasikan dan diolah dalam bentuk laporan menyeluruh bulanan. Evaluasi yang menggunakan data rekam medis tersebut dapat menilai untung dan ruginya, efektivitas dan efisiensi pelayanan yang dilakukan rumah sakit, melalui beberapa metode analisis seperti Kurva Barber Johnson, TOI, LOS, BTO dan lain-lain.
5. Aspek Riset
• Batasan
Data atau informasi di dalama suatu berkas rekam medik dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau kajian pengembangan ilmu pengetahuan.
• Analisis
RSI Dinoyo, mengijinkan rekam medik untuk digunakan sebagai bahan penelitian. Tetapi, harus mengikuti prosedur yang berlaku. Prosedur diawali dengan harus adanya surat pengantar dari institusi peneliti. Surat pengantar akan diserahkan pada bagian Tata Usaha untuk dinilai dan diputuskan apakah bisa dilakukan penelitian di rumah sakit tersebut. Apabila disetujuai untuj dilakukan penelitian pihak rekam medis tidak menyerahkan rekam medis secara langsung, namun melalui bentuk form yang berisikan data-data klinis rekam medis saja, tidak menyebutkan identitas.
6. Aspek Edukasi
• Batasan
Di dalam rekam medis terdapat data atau informasi mengenai perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi yang membutuhkan.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo hal ini ditunjukkan dengan adanya agenda keilmuan secara mingguan untuk membahas apabila ada masalah atau kesulitan dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data rekam medis. Dengan demikian, tenaga rekam medis akan semakin terlatih dalam keahlian pengolahan data rekam medis.
7. Aspek dokumentasi
• Batasan
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo bahan berupa rekam medis yang sudah diolah dan dikelompokkan digunakan sebagai salah satu bahan evaluasi dalam rapat bulanan rumah sakit untuk secara statistik dianalisa bagaimana kinerja rumah sakit dalam 1 bulan sebagai bentuk laporan pertanggunjawaban. Pada RSI Dinoyo, bagian rekam medis rutin melakukan pelaporan hasil pengolahan data kepada direktur pelayanan dan komite medis. Komite medis disini berperan melakukan evaluasi terhadap proses pencatatan dan pengolahan rekam medis.
8. Aspek Medik
• Batasan
Berkas rekam medik mempunyai nilai medik oleh karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo, rekam medik dapat digunakan oleh dokter untuk menentukan rencana pengobatan. Dokter dapat meminta untuk melihat rekam medis pasien sebelumnya sebelum dilakukan tindakan. Hal ini terutama terjadi pada kasus-kasus dimana pasien memerlukan evaluasi jangka panjang seperti pada kasus patah tulang, pascaoperasi, HIV dan sebagainya, yang mana dokter perlu melihat rekam medis terdahulu untuk merencanakan tindakan selanjutnya. Rekam medis juga dapat digunakan pada saat terjadi alih perawatan atau konsultasi, sehingga bisa dievaluasi apa saja tindakan yang telah dilakukan dan bagaimana rencana selanjutnya tindakan medis yang akan diterapkan.
2.3.6 Penilaian terhadap penggunaan rekam medik dalam mendukung fungsi manajemen
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen rumah sakit sudah maksimal. Hal ini ditunjukkan dengan adanya petugas khusus yang bertugas mengolah data rekam medis. Pengolahan data rekam medis meliputi assembling, yaitu menata dan mengecek kelengkapan dokuman. Dokumen yang tidak lengkap akan dikembalikan (identitas ke petugas pendaftaran, hasil pemeriksaan ke dokter). Selanjutnya dilakukan coding untuk menyesuaikan diagnosa dengan ICD X. Indexing dilakukan terhadap dokter untuk mengetahui berapa pasien yang diperiksa dalam 1 bulan. Indexing penyakit untuk mengetahui data 10 penyakit terbanyak setiap bulan dan indexing kematian yang meliputi rekam medik pasien yang meninggal.
Rekapitulasi rekam medik akan dilaporkan ke subkomite, kemudian ke komite, dan dibahas di rapat komite yang diadakan minimal 1 bulan sekali.rapat ini bertujuan membahas kinerja rumah sakit dan menyusun pola ketenagakerjaan. Dalam rapat ini juga akan dipaparkan persentase kelengkapan rekam medis dengan tujuan untuk memotivasi dokter. Hal ini menunjukkan bahwa hasil pengolahan rekam medis digunakan secara maksimal untuk melakukan monitoring, evaluasi, dan perbaikan kinerja rumah sakit.
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen pasien sudah maksimal. Hal ini diitunjukkan dengan pengisian identitas pasien oleh bagian pendaftaran yang harus memperhatikan kelengkapannya dengan disertai tanda identitas. Pengisian rekam medis secara keseluruhan juga harus lengkap, meliputi identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, penunjang, baik untuk pasien rawat jalan, rawat inap, maupun UGD. Rekam medis kemudian akan disalin di buku register yang terpisah antara pasien rawat inap dan rawat jalan sehingga akan lebih mudah mencari data pasien apabila diperlukan.
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen pemeriksaan klinis sudah maksimal. Alur pemeriksaan klinis meliputi pasien yang datang sendiri, rujukan dokter atau Rumah Sakit ke bagian pendaftaran, baik pasien rawat jalan, rawat inap, maupun UGD. Kemudian dilakukan identifikasi apakah pasien baru datang atau kunjungan ulang. Apabila pasien baru datang dilakukan pendaftaran. Setelah itu pasien diarahkan dan diantar ke poli yang diinginkan (klinik/spesialis). Di poli, rekam medis akan diisi oleh dokter. Pengisian rekam medis pasien harus lengkap. Jika tidak akan dilakukan evaluasi. Hal ini bertujuan untuk memberikan pelayanan medis yang sesuai standar dan kebutuhan pasien.
--
Shigenoi Haruki: "Uakeh iki,, suwe." "Lho,, gambar teleke sepulu."
"Kekeke,, njijiki." "Muhaha ngabab,, ayo." "Kik,, goblok,, wes send send." "Opo se iku." "Nyunyuk."
MANAJEMEN OBAT, EQUIPMENT
DAN REKAM MEDIK (RS ISLAM DINOYO)
KELOMPOK 7
AMAYLIA F. DEWI (06107100)
BIAS RAHADIAN S. (06107100)
DEWI SRI WULANDARI (06107100)
DYAH AYU SAVITRI (06107100)
FAUNDRA ARIEZA (06107100)
GLADYS ADIPRANOTO (06107100)
HERBANU HARYO (06107100)
JOHAN SETIAWAN (06107100)
ADMINISTRASI KESEHATAN MASYARAKAT IKM/KP-06
LABORATORIUM ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2009
BAB I
HASIL OBSERVASI
1.1 Profil RSI Dinoyo
Rumah Sakit Islam Malang "Unisma" (RSI Dinoyo) adalah rumah sakit yang didirikan atas prakarsa pengurus yayasan Unisma. Rumah sakit ini diresmikan pada tanggal 28 Agustus 1994 oleh Ketua Pengurus Besar NU, Abdurrahman Wahid dan mendapat izin beroperasi pada tanggal 10 juni 1998. Rumah sakit ini berlokasi di Jalan Mayjend Haryono 139 Malang.
Pelayanan yang diberikan di RSI Dinoyo mencakup dua belas jenis pelayanan. Pelayanan Rawat jalan meliputi Poli, praktek dokter, dan konsultasi gizi. Sesuai dengan data identifikasi rumah sakit yang diberikan oleh narasumber, rumah sakit ini adalah tipe C di mana dokter spesialis yang berpraktek di sini belum meliputi keseluruhan spesialisasi yang ada. Layanan dokter spesialis yang tersedia di Rumah Sakit ini meliputi spesialis penyakit dalam, kebidanan dan kandungan, bedah, paru-paru, THT, mata, dan anak. Pelayanan lainnya yang tersedia di rumah sakit ini adalah sebagai berikut: pelayanan rawat inap, gawat darurat, ICU, Ppelayanan ibu melahirkan dan enyakit kandungan, laboratorium, radiologi, operasi/bedah, apotek, rehabilitasi medik, pelayanan non medis (mobil ambulans dan jenazah), serta klinik VCT. Adanya klinik VCT di RSI Dinoyo ini karena rumah sakit ini diberi kepercayaan oleh WHO untuk bekerjasama dalam program penanggulangan HIV/AIDS.
Rumah Sakit ini memiliki visi menjadi rumah sakit pendidikan Islami yang terbaik. Dengan misinya adalah memberikan pelayanan prima berdasarkan etika disiplin profesi yang dijiwai nilai ke-islaman; mengembangkan profesionalisme sumber daya manusia melalui pendidikan, pelatihan dan penelitian; meningkatkan pendapatan rumah sakit dan karyawannya; mengembangkan jaringan kerjasama dengan rumah sakit pendidikan nasional dan internasional.
Kemudian untuk mewujudkan visi dan misinya, rumah sakit ini mempunyai tujuan meningkatkan mutu pelayanan yang islami; tersusunnya standar pelayanan rumah sakit; meningkatkan mutu dan profesionalisme sumber daya manusia; meningkatkan pendapatan rumah sakit dengan pengelolaan yang efisien dan efektif; terbentuknya jaringan kerjasama dengan institusi terkait;terwujudnya rumah sakit pendidikan pada tahun 2025. Sedangkan motto rumah sakit ini dalam memberikan pelayan adalah "pengabdianku pelayanan terbaikku".
Dalam rangka meningkatkan mutu dan kualitasnya serta demi kelangsungan dan berkembangya rumah sakit ini, sejak tahun 2003 sampai saat ini pihak manajemen rumah sakit melakukan perbaikan-perbaikan administrasi, sistem, sumber daya manusia, sarana dan prasarana sesuai dengan standarsasi rumah sakit yang ditentukan oleh pemerintah. Salah satu hasil dan bukti dari usaha tersebut, pada tahun 2009 ini RSI Dinoyo mendapatkan akreditasi di lima bidang yaitu: manajemen, asuhan keperawatan, rekam medis, unit gawat darurat, dan pelayanan medik.
Dalam pengaturan organisasi rumah sakit, RSI Dinoyo memiliki struktur organisasi seperti terlampir pada Lampiran 1.
1.2 Manajemen Logistik, Obat, dan Alat Kesehatan di RSI Dinoyo
1.2.1 Manajemen Logistik
A. Struktur Organisasi
Dilihat dari struktur organisasi Rumah Sakit Unisma, bagian logistik dibawahkan oleh bagian keuangan. Posisi kepala urusan logisik saat ini dipegang oleh Bapak Dwi Aji. Kepala urusan logistik ini bertanggung jawab atas inventarisasi dan sirkulasi barang. Terdapat dua orang staf yang membantu Kepala Urusan Logistik yakni 1 orang staf untuk mengelola alat medis, dan seorang lagi untuk mengurus alat-alat non medis.
Bagan 1. Alur organisasional dan struktur organisasi bagian Logistik RSI Dinoyo
Secara umum, bagian logistik berperan sebagai pintu keluar masuk barang baik alat kedokteran maupun barang non medis sedangkan untuk penyimpanan masih menjadi satu dengan obat dan alat kesehatan. Dari hasil wawancara diketahui bahwa bagian logistik sangat erat berkaitan dan berkoordinasi dengan Instalasi Perbaikan Sarana (IPS) yang berada di bawah Unit Kerumahtanggaan. Unit Kerumahtanggaan melingkupi 5 subunit (IPS, taman, kendaraan, linen, satpam).
Tanggung jawab IPS antara lain adalah pemeliharaan dan perbaikan sarana-prasarana RS seperti alat baik medis maupun non medis, gedung, taman, dan listrik. Selain itu IPS juga bertanggung jawab terhadap penjagaan mutu air minum dengan melakukan pengecekan ke laboratorium luar sebanyak tiga sampai empat kali setahun.
B. Fungsi Manajemen Logistik
a. Dasar Perencanaan
Pada saat akan melakukan perencanaan, bagian logistik memberikan form pengajuan permintaan barang nonmedis ke tiap unit yang ada di RS. Hal ni dilakukan setiap akhir tahun dan menurut protap merupakan kewajiban masing-masing unit untuk mengumpulkan form yang telah diisi. Barang-barang yang diajukan tersebut kemudian akan didaftar dan diserahkan ke tim pengadaan. Hal ini dilakukan karena belanja bukan merupakan kewenangan dari bagian logistik. Untuk diketahui Tim Pengadaan diketuai oleh Kepala Seksi Farmasi.
Jumlah akhir (final) barang yang akan diajukan tergantung Rancangan Anggaran Belanja yang lalu. Apabila jumlah kebutuhan meningkat, pertimbangan direksi diperlukan untuk memberi masukan kepada tim pengadaan. Setelah perencanaan rampung maka akan diserahkan ke bagian keuangan.
b. Inventarisasi
Inventarisasi belum dilakukan secara maksimal karena SK pelaksanaannya baru disahkan sekitar 4 bulan yang lalu. Inventarisasi dilakukan dengan cara memberikan daftar inventaris ke setiap ruangan. Semestinya daftar tersebut dicek tiap bulan apakah perlu diganti dan diperbarui, tetapi hal ini belum berjalan dengan maksimal. Saat ini inventarisasi hanya dilakukan di buku catatan, sedangkan pencatatan di lapangan (kartu inventaris ruangan) belum dilaksanakan.
c. Fungsi manajemen logistik
Perencanaan yang dilakukan bagian logistik bisa digolongkan menjadi dua yaitu jangka pendek dan jangka panjang. Selama ini yang lebih sering dilakukan adalah perencanaan jangka pendek yang dilakukan per tahun. Untuk perencanaan jangka panjang diajukan langsung ke direksi, misalnya alat pembakaran sampah, genset. Alur pengajuan tergantung nominalnya. Untuk nominal kurang dari Rp 1 juta maka pengajuannya dilakukan kepada Kepala Urusan. Sedangkan untuk yang nilai nominalnya lebih dari Rp 1 juta pengajuannya langsung ke direktur. Pengajuan kebutuhan mendadak harus dilakukan dengan sepengetahuan kepala unit apabila nilainya kurang dari Rp 1 juta, sedangkan apabila lebih harus dengan sepengetahuan direktur.
Penyimpanan equipment di ruangan logistik mencakup peralatan medis dan non medis. Keduanya dibedakan dari tempat penyimpanannya. Alat medis diletakkan dalam rak dan alat nonmedis serta percetakan di ruang belakang kantor urusan logistik.
Perawatan peralatan medis dilakukan baik secara akif maupun pasif. Secara aktif dilakukan dengan mengkalibrasi setiap 6 bulan atau 1 tahun sesuai dengan standar masing-masing alat. Pengkalibrasian dilakukan untuk menilai apakah alat masih berfungsi sesuai standar atau tidak. Hal ini ditujukan agar tidak ada pengaruh bahaya yang diterima pasien. Peralatan yang sudah standar akan diberi label BPFK yang menandakan alat tersebut layak pakai.Selain tu juga dilakukan pengecekan tiap bulan untuk mendata barang-barang yang rusak. Kemudian untuk perawatan secara pasif dilakukan setelah ada laporan dari bagian yang mengalami kerusakan alat. Cara ini utamanya dilakukan untuk barang nonmedis/barang umum. Apabila tidak dapat diperbaiki oleh teknisi yang ada di RS maka perlu melibatkan pihak ketiga. Untuk masalah pembiayaannya, apabila perbaikan harus dilakukan oleh teknisi di luar pegawai rumah sakit maka dilakukan pengajuan biaya kepada Kepala Urusan Logistik. Selanjutnya KaUr akan memberikan memo ke Bagian Keuangan untuk membelinya dengan spengetahuan bagian logistik.
Alur administrasi pengajuan perbaikan alat rusak dimulai dari pelaporan unit yang bersangkutan kepada IPS. Kemudian IPS akan berusaha memperbaiki barang. Setelah selesai diperbaiki maka barang tersebut dikembalikan ke unit yang mengirimkan. Apabila teknisi internal tidak mampu menangani, direktur dan bagian logistik harus mengetahu bahwa barang sudah tidak bisa dipakai, agar unit membuat pengajuan baru atau membuat surat pesanan ke pihak ketiga. Laporan barang rusak dilakukan langsung ke IPS/direktur tergantung nominalnya. Apabila masih bisa ditunda, pengajuannya menunggu anggaran tahun berikutnya, kecuali alat tersebut dibutuhkan secara cito. Selanjutnya, apabila ada perubahan pada inventaris (hilang/rusak), maka dilakukan pelaporan kepada bagian keuangan. Sedangkan untuk penambahan inventaris dibuatkan laporan sendiri.
d. Pengelolaan Limbah Medis
Pengelolaan limbah medis dilakukan oleh IPS. Limbah akan disalurkan ke IPAL (Instalasi Pengelolaan Limbah). Sementara IPAL belum jadi, pengelolaan limbah dilakukan secara manual. Dengan mekanisme ini limbah cair dimasukkan ke tandon besar (septic tank aktif) untuk diendapkan. Apabila airnya sudah penuh maka akan dilakukan penyedotan yang biasanya dilakukan 6 bulan sampai 1 tahun sekali oleh pihak luar. Air limbah yang kotor disaring sampai bersih secara manual, kemudian disalurkan ke IPAL. Pengelolaan limbah tajam seperti spuit dan jarum digiling menggunakan instalator, kemudian dimasukkan ke incinerator untuk dibakar dan dikeluarkan limbahnya berupa abu.
e. Manajemen Logistik Laboratorium Klinik
Manajemen logistik laboratorium klinik sama dengan unit lainnya, yaitu dengan mengajukan kebutuhan medis (reagen, film) dan nonmedis ke bagian logistik. Penyimpanan alat medis dilakukan di gudang obat.
f. Pengelolaan Laboratorium Radiologis
Laboratotium Radiologis RSI Dinoyo ini terletak di bagian belakang rumah sakit. Fasilitas yang tersedia di laboratorium ini adalah foto X-ray (kecuali gigi) dan USG. Ruang untuk melakukan foto terdapat di dalam laboratorium, luasnya kurang lebih 3x4 meter. Tebal dindingnya 30 cm dengan pintu berlapis timbal. Uji kalibrasi dilakukan setiap 6 bulan – 1 tahun. Hasil uji kalibrasi terakhir menyatakan fasilitas ini aman dan sesuai standar. Ruang USG terletak di sebelah ruang foto berukuran ± 2x2 meter berisi tempat tidur, meja dokter, dan USG.
Proteksi radiasi dilakukan dengan menggunakan hanya radiasi yang berdosis rendah. Hal ini dilakukan dengan tujuan meminimalkan efek radiasi pada pasien dan petugas. Selain itu, radiografer dan pasien hamil yang memasuki ruang beradiasi wajib menggunakan apron. Setiap radiografer mengggunakan alat pengukur radiasi berupa film bed untuk personal monitoring. Setiap bulan sekali film bed tersebut dikirim ke BPFK untuk diperiksa.
1.2.2 Manajemen Obat dan Alat Kesehatan
A. Struktur Organisasi
Manajemen obat menjadi tanggung jawab divisi kefarmasian (apotek). Apotek RSI Dinoyo dengan nama Avisena Unisma buka 24 jam dan melayani pasien rumah sakit (rawat inap dan rawat jalan) maupun masyarakat umum. Apotek ini menjual obat-obat generik, obat bebas, narkotik, dan psikotropika. Apotek hanya bertanggung jawab terhadap obat yang diresepkan saja, sedangkan obat yang digunakan dalam tindakan baik di poli maupun di ruangan adalah tanggung jawab dari bidang logistik. Selain itu, bagian farmasi juga bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penyediaan alat kesehatan seperti perban, kapas, kasa, dan lain-lain. Alur organisasional bagian farmasi ini bila diurut dari direktur rumah sakit adalah seperti yang tercantum pada Bagan 1.
Bagan 2. Alur Organisasional Bagian Farmasi RSI Dinoyo
Bagian farmasi RSI Dinoyo mempunyai struktur organisasi seperti yang tercantum pada Bagan 2. Penanggung jawab apotek dipegang oleh seorang apoteker. Saat ini kedudukan tersebut dipegang oleh Ibu Woro Rezeki S.Si, Apt yang sekaligus sebagai narasumber dalam studi lapangan ini. Tugas penanggung jawab apotek adalah mengkoordinasi dan bertanggung jawab atas pelayanan kefarmasian RSI Dinoyo. Kegiatan manajemen yang merupakan tannggung jawab apoteker meliputi perencanaan, distribusi, penyimpanan, evaluasi, dan pelaporan. Apoteker dibantu oleh asisten apoteker yang terdiri dari beberapa orang yangmsing-masing bertanggung jawab untuk salah satu fungsi manajemen (perencanaan, distribusi, penyimpanan, evaluasi, dan pelaporan).
Bagan 3. Struktur Organisasi Bagian Farmasi RSI Dinoyo
Staf yang dibawahi oleh Apoteker meliputi bagian juru resep, kasir, administrasi, dan kurir. Juru resep bertugas untuk menerjemahkan resep yang diberikan pasien untuk kemudian dicarikan obatnya. Kasir melaksanakan proses jual beli dengan penebus resep. Bagian administrasi bertugas mencatat segala hal yang berkaitan dengan keluar masuknya obat khususnya yang . Kemudian karena satu pelayanan yang disediakan apotek ini adalah mengantar obat ke rumah pasien, maka dalam struktur organisasinya terdapat bagian kurir.
Pencatatan yang dilakukan bagian administrasi saat ini masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat di berbagai macam buku. Beberapa buku yang digunakan antara lain sebagai berikut: buku Depo, rawat jalan, rawat inap, kerjasama,obat karyawan, piutang pasien, ekspedisi, pasien pulan bayar di keuangan, retur pembelian, serah terima uang, setoran, psikotropika. Tetapi, menurut narasumber, dalam waktu dekat akan dilaksanakan komputerisasi dalam pencatatan ini yang sekaligus akan menggunakan sistem on-line.
B. Fungsi manajemen obat
Fungsi manajemen yang dilakukan oleh bagian farmasi ini hampir sama dengan fungsi manajemen obat pada umumnya yang meliputi: perencanaan, distribusi, penyimpanan, kontrol dan evaluasi, serta pelaporan.
a. Perencanaan dan Pengadaan
Perencanaan obat yang akan dibeli dilakukan setahun sekali dan dicantumkan dalam Rancangan Anggaran Belanja (RAB). RAB ini didasarkan pada data rekapitulasi penggunaan obat pada tahun sebelumnya ditambah beberapa persen sesuai dengan kebijakan yang diambil pada rapat perencanaan.
Pengadaan obat di RSI Dinoyo tidak dilaksanakan dengan mekanisme tender dengan pihak ketiga. Pelaksanaan pemesanan obat dilaksanakan seminggu tiga kali, dengan jumlah pemesanan tidak dalam jumlah banyak. Tujuan dari pola pemesanan seperti ini adalah untuk meminimalkan jumlah obat diam yang ada di apotek sehingga obat yang kadaluarsa juga dapat diminimalkan. Pemesanan dilakukan berdasar kebutuhan obat yang banyak saat itu, sehingga apabila obat tidak dibutuhkan obat tersebut tidak dipesan.
Berkaitan dengan hal tersebut maka obat yang dipesan dibagi menjadi dua jenis: rutin dan non rutin. Obat rutin adalah obat yang selalu diresepkan oleh dokter yang berpraktek di RSI Dinoyo, sedangkan obat non rutin adalah obat yang dalam isilahnya 'hilang timbul' berdasarkan penyakit yang sedang banyak terjadi. Untuk pengadaan obat rutin, RSI Dinoyo membuat daftar obat yang distandarisasi. Obat-obat yang masuk dalam daftar ini pemesanannya dilakukan seccara rutin sehingga selalu tersedia walaupun tidak ada jumlah minimalnya. Kemudian untuk obat baru yang belum masuk sediaan tetapi dibutuhkan maka pengadaannya tergantung pada kebutuhan menggunakan sistem konsinyasi kontinyu. Dengan menggunakan sistem konsinyasi maka yang dibayar hanya obat yang dipakai saja. Sedangkan untuk mengantisipasi terjadinya KLB, bagian farmasi RSI Malanng memesan obat yang berkaitan dalam jumlah banyak saat mendekati bulan-
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, RSI Dinoyo dipercaya untuk mengoperasikan klinik VCT oleh WHO. Pengadaan ARV dilakukan oleh DepKes, dan obat ini diberikan secara gratis kepada pasien HIV/AIDS.
b. Penyimpanan
Penyimpanan obat dibagi menjadi dua tempat utama yaitu di lantai satu dan di lantai dua. Obat-obatan yang disimpan di lantai dua adalah obat-obat antiretroviral untuk pasien HIV/AIDS. Ruangan di lantai dua ini luasnya kurang lebih 3x4 meter dengan pencahayaan terang, dan sirkulasi udara yang cukup baik. Suhu ruangan sangat dipengaruhi oleh cuaca di luar, karena kaca jendela yang ada di ruangan ini sangat besar dan tidak menggunakan kelambu untuk menghalangi sinar matahari. Sehingga pada saat cuaca panas, suhu di ruangan ini juga cukup panas. Obat-obat ARV disimpan dalam lemari kayu yang sebagian daun pintunya terbuat dari kaca.
Tempat penyimpanan di lantai satu merupakan tempat penyimpanan sementara selama ada renovasi. Karena ada perbaikan tersebut maka ruangan yang tersedia relatif menjadi lebih sempit. Ruangan ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu meja administrasi, loket dan display apotek, serta tempat penyimpanan obat. Pencahayaan berasal dari jendela dan intu kaca yang terdapat di sepanjang dinding depan apotek. Tetapi pencahayaan ini kurang jika dibandingkan dengan lantai dua, karena sebelum bisa masuk jendela cahaya harus melewati beranda beratap di depan apotek. Rak-rak penyimpanan obat diletakkan di seluruh bagian dinding dalam apotek. Selain itu juga terdapat rak yang juga berfungsi sebagai sekat pembatas antara bagian administrasi dengan display apotek. Dengan penataan seperti ini, ruang untuk bergerak bagi 5 orang staf menjadi terbatas. Tetapi sekali lagi perlu diingat bahwa keadaan ini hanya untuk sementara selama ada renovasi.
Penyimpanan obat dibagi menjadi dua. Obat bebas ditempatkan di display apotek. Sedangkan obat-obat lain disimpan di rak-rak. Penyusunannya menggunakan sistem FIFO. Hal ini sesuai dengan mekanisme pemesanan obat yang tidak menggunakan tender dan dilakukan tiga kali dalam seminggu. Penyusunan obat berdasar abjad tetapi tidak dibagi berdasar golongan obat terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena ruang yang tersedia hanya sedikit, sedangkan apabila obat harus dibagi berdasarkan golongan terlebih dahulu maka dibutuhkan ruangan yang lebih besar. Untuk obat-obat khusus seperti psikotropika disimpan di lemari khusus tidak di dalam rak yang terbuka tetapi kunci lemari selalu tergantung di daun pintu. Hal ini dilakukan karena apotek ini buka selama 24jam sehingga lemari tersebut selalu terawasi.
Pengelolaan obat kadaluarsa bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dikembalikan kepada pemasok atau dimusnahkan sendiri. Untuk cara pertama, setiap tahun bagian farmasi mendata obat-obat mana yang akan kadaluarsa pada tahun bersangkutan. Obat-obat yang termasuk di dalam daftar ini diumumkan kepada dokter-dokter yang berpraktek di RS ini agar lebih meprioritaskan obat tersebut dalam peresepan. Kemudian 3 bulan sebelum kadaluarsa maka bagian farmasi akan menghubungi distributor untuk menanyakan apakah obat bersangkutan dapat dikembalikan. Apabila pihak distributor bersedia untuk menerima maka bagian farmasi akan menyiapkan faktur pembelian untuk kepentingan administrasi pengembalian obat. Tetapi bila pihak distributor/pabrik obat tidak bersedia menerima kembali maka obat akan dimusnahkan sendiri. Sebelum dibuang, obat-obat yang kadaluarsa dihancurkan terlebih dahulu dengan cara menumbuk apabila bentuknya tablet, kaplet, atau pil. Untuk obat berbentuk kapsul maka kapsulnya dibuka terlebih dahulu dan dibuang isinya. Apabila berbentuk salep atau sirup maka diencerkan dengan air sebelum dibuang. Untuk obat-obat psikotropika, penghancuran dan pembuangannya diawasi oleh BPOM dan Badan Narkotika Nasional.
c. Distribusi
Distribusi obat dibagi menjadi dua yaitu untuk pasien rawat inap dan pasien rawat jalan sekaligus pasien umum. Untuk pasien rawat inap, resep yang diserahkan oleh pasien kepada perawat akan ditebus untuk diberikan kepada pasien oleh perawat dan dicatat oleh bagian administrasi dalam buku pasien rawat inap. Mekanisme pembayaran pada pasien rawat inap dilakukan sekaligus dengan pembayaran seluruh perawatan yang diterima selama dirawat di rumah sakit melalui bagian keuangan. Oleh karena itu, obat yang digunakan oleh pasien rawat inap selain dicatat pada kartu stok juga dicatat di dalam Buku Pasien Pulang Bayar di keuangan. Sedangkan untuk pasien rawat jalan dan pasien umum, pasien datang ke loket apotek dan menyerahkan resep ke juru resep untuk kemudian dicarikan obatnya. Pembayaran langsung dilakukan di kasir apotek, kemudian pencatatannya untuk pasien rawat jalan dicatat di kartu stok dan Buku Pasien Rawat Jalan. Sedangkan apabila ada karyawan yang membutuhkan obat-obatan terdapat fasilitas obat generik gratis. Apabila ada karyawan yang melakukan transaksi ini maka akan dicatat dalam Buku Obat Karyawan.
d. Pengontrolan
Untuk menjamin ketersediaan obat maka diakukan pengontrolan. Hal ini dilaksanakan dengan mencatat keluar masuknya masing-masing obat pada kartu stok/lembar pemakaian obat. Sedangkan pengecekan barang secara menyeluruh dilakukan setiap 3 bulan.
e. Pelaporan
Laporan internal dilaksanakan setiap satu bulan pada saat rapat dengan direksi. Mekanisme pelaporanya sesuai dengan struktur organisasi yang telah tercantum. Pertama kali laporan diajukan kepada Kepala bagian pelayanan untuk masalah penyediaan dan distribusi sedangkan yang berkaitan dengan anggaran belanja dean keluar masuknya uang dilaporkan kepada kepala bagian keuangan. Apabila laporan tersebut disetujui maka dilanjutkan kepada Wadir Pelayanan Medik dan Wadir Keuangan. Kemudian selanjutnya apabila disetujui Wadir dan telah melewati rapat internal maka laporan tersebut akan disetujui oleh Direktur Rumah Sakit.
f. Masalah
Masalah yang terjadi bisa terjadi dalam keseluruhan tahap baik perencanaan, pemesanan, penyimpanan, distribusi. Pada tahap perencanaan yang pernah terjadi adalah obat sudah diskontinyu tetapi masih belum ada gantinya. Untuk masalah ini maka bagian farmasi akan berkoordinasi dengan dokter untuk tindakan lebih lanjut. Masalah pada tahap pemesanan yang pernah terjadi adalah stok barang di pihak distributor kosong. Untuk mengatasinya maka bagian farmasi menjelaskan ke dokter bersangkutan bahwa penyediaan barang agak terhambat dan menawarkan apakah obat bisa diganti dengan jenis yang lain. Apabila tidak bisa diganti maka bagian farmasi akan menghubungi distributor dan apotek lain untuk pengadaan obat tersebut. Masalah lain yang pernah terjadi adalah obat yang sudah diorder tidak dikirim dan obat yang tidak dipesan dikirim oleh pemasok obat. Masalah pada tahap penyimpanan jarang terjadi, hanya saja pada tindakan-tindakan gawat kurang pencatatannya.
1.3 Manajemen Data Kesehatan di RSI Dinoyo
1.3.1 Manajemen Rekam Medik
A. Format rekam medik ? apakah dibedakan rawat jalan dan rawat inap, apa aja formnya
B. Proses manajemen rekan medik
a. Struktur organisasi (alur tgg jawabnya dari direktur s.d staf bag rekam medis)
b. Alur dokuen rekam medis (mulai pasien datang s.d disimpen)
c. Sistem manajemen rekam medis (perencanaan,pengumpulan, pengolahan , penyimpanan, penyusutan pemusnahan, penggunaan)
d. Masalah dalam manajemen rekam Medik
1.3.2 Pelaporan Rekam Medik
BAB II
ANALISIS
2.1 Analisis Manajemen Obat dan Equipment
2.1.1 Sistem Preventif Management
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat disimpulkan bahwa RSI Dinoyo belum menggunakan prinsip preventif manajemen secara optimal dalam manajemen obat. Hal ini ditunjukkan dengan planning pembelian obat yang berdasarkan pada kebutuhan. Obat yang tidak dibutuhkan tidak akan dibeli. Kebutuhan obat yang dicakup hanya meliputi obat yang rutin diresepkan dokter dan obat non rutin yang berdasarkan penyakit yang insidennya meningkat. Obat yang sudah distandarisasi sekitar 80%. Obat ini harus selalu disediakan. Sedangkan obat yang di luar standar tetapi diperlukan menggunakan sistem konsinyasi kontinu yang bertujuan untuk meminimalkan obat diam. Hal ini memberikan konsekuensi pihak RS harus siap merujuk pasien apabila terjadi kasus luar biasa yang obatnya tidak tersedia.
2.1.2 Sistem Pemeliharaan Equipment
Dari hasil observasi diketahui bahwa sistem pemeliharaan alat kesehatan dilakukan baik secara aktif maupun pasif. Pemeliharaan alkes yang bisa dikalibrasi sudah baik, karena dilakukan secara berkala dan mendapatkan sertifikasi layak pakai. Di sisi lain pengontrolan yang dilakukan terhadap alat-alat kesehatan yang tidak dapat dikalibrasi seperti stetoskop, tempat tidur pasien, brankar, belum maksimal karena SK untuk mekanisme ini baru disahkan 4 bulan yang lalu. Pengesahan SK ini mempunyai nilai yang baik karena dengan demikian terbukti bahwa rumah sakit ini sedang berusaha untuk memperbaiki dan memaksimalkan mutu pelayanannya. Apabila usaha ini tidak dilakukan maka akan berpengaruh terhadap kinerja RS. Alat-alat yang tidak terkontrol keadaannya dapat menyebabkan keterlambatan penanganan, kesalahan penanganan, ketidaknyamanan dan ketidakpuasan pasien.
Pemeliharaan equipment di RSI Malang dipegang oleh bagian logistik yang bekerjasama dengan unit kerumahtanggaan. Beban kedua unit ini selain memelihara alkes juga cukup banyak dan dirasa tidak sebanding dengan jumlah pekerja yang ada. Untuk ke depannya akan lebih baik apabila dilakukan penambahan tenaga, tetapi apabila tidak dimungkinkan maka diperluka pelatihan bagi staf pemeliharaan alat kesehatan agar kerjanya lebih optimal. Kemudian untuk SK yang baru dikeluarkan, ada baiknya bila ditindaklanjuti dengan membentuk sistem pengontrolan alkes yang lebih adekuat agar mutu pelayanan, keamanan, keselamatan, dan kenyamanan pasien dapat senantiasa ditingkatkan
2.1.3 Penjaminan terhadap Kualitas, Keamanan, dan Ketersediaan Obat
Planning obat yang dibeli berdasarkan kebutuhan (resep yang tertulis), meliputi obat rutin dan non rutin. Obat yang distandarisasi sekitar 80%, obat ini harus disediakan dengan jumlah yang diprediksi. Obat yang diluar standar tetapi diperlukan menggunakan sistem konsinyasi kontinu (obat yang dititipkan, membayar obat yang sudah terpakai saja). Hal ini bertujuan untuk meminimalkan obat diam. Dalam planning tidak dilakukan kerjasama dengan pihak ketiga (tender), untuk mengurangi obat yang menumpuk. Pemesanan obat dilakukan 1 minggu 3 kali, untuk meminimalkan obat yang diam dan agar bisa melihat perputaran obat. Hal ini menunjukkan sistem planning obat telah menjamin keamanan obat dengan cepatnya perputaran obat daan minimalnya obat diam sehingga kemungkinan obat kedaluwarsa sangat kecil.
Dalam organizing obat, obat bebas diletakkan di depan, bagian luar, sedangkan obat yang harus dengan resep dokter diletakkan disebelah dalam. Obat golongan narkotik diletakkan dalam lemari khusus. Stok obat tidak menggunakan gudang, disimpan di dalam apotek tersebut, diletakkan di lemari-lemari yang tersusun. Obat paten disusun berdasarkan farmakologis, tapi belum ada tempat, sedang dilakukan renovasi. Obat ARV diletakkan di lantai dua, dalam lemari tersendiri. obat ARV disimpan khusus karena laporan sendiri, obat gratis.
Penggunaan obat ARV oleh tim VCT menggunakan laporan khusus langsung ke direktur. Sedangkan obat psikotropik pelaporannya ke BPOM dan Dinkes, dengan arsip ke direktur. Pemberian obat untuk pasien rawat jalan dengan label informasi serta penjelasan yang lengkap. Untuk pasien rawat inap, poli yang bersangkutan akan mengambil ke gudang obat, penjelasan informasi diberikan kepada perawat. Disediakan stok di ruang untuk obat emergency (injeksi, alkes), terutama di ruang operasi, ruang bersalin, IRD, intensif. Resep dan faktur dipertahankan 3 tahun. Fungsi resep untuk mengatasi apabila ada tuntutan, sedangkan faktur untuk meminimalkan barang expired. Hal ini memungkinkan keamanan penyimpanan obat dan lengkapnya informasi yang sampai ke pasien.
Controlling obat dilakukan menggunakan lembar pemakaian obat. Pengecekan obat dilakukan setiap hari. Apabila ada obat yang kurang atau belum tercatat, keesokkan harinya dicek lagi atau ditanyakan ke pasien. Obat kedaluwarsa dicatat dalam buku tersendiri. Hal ini dapat meminimalkan penggunaan obat yang tidak terdata.
2.3 Analisis Manajemen Data Kesehatan
Format rekam medis di RSI Dinoyo meliputi :
1. Rekam medis pasien rawat jalan
2. Rekam medis pasien rawat inap
3. Rekam medis pasien gawat darurat
4. Rekam medis gigi
2.3.1 Rekam medis pasien rawat jalan
Rekam medis pasien rawat jalan, formatnya meliputi :
1. Identitas (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Alergi terhadap
3. Anamnesis dan pemeriksaan
4. Diagnosa dan terapi
5. Dokter yang menangani
Format rekam medis untuk pasien rawat jalan di RSI Dinoyo telah memenuhi syarat/ standar format rekam medis rawat jalan sehubungan dengan Surat Kementerian Kesehatan RI no 749a/Menkes/pers/XII/1989 tentang rekam medik, yaitu isi rekam medik untuk pasien rawat jalan dapat dibuat sekurang-kurangnya memuat identitas, anamnesis, diagnosis dan pengobatan.
2.3.2 Rekam medis pasien rawat inap
Format rekam medis untuk pasien rawat inap di RSI Dinoyo, meliputi :
1. Identitas (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
Format rekam medis untuk pasien rawat inap di RSI Dinoyo telah memenuhi syarat/ standar format rekam medis rawat jalan sehubungan dengan Surat Kementerian Kesehatan RI no 749a/Menkes/pers/XII/1989 tentang rekam medik, yaitu isi rekam medik untuk pasien rawat inap dapat dibuat sekurang-kurangnya memuat :
1. Identitas pasien
2. Anamnesis
3. Riwayat penyakit
4. Diagnosis
5. Hasil pemeriksaan laboratorium
6. Persetujuan tindakan medis
7. Tindakan pengobatan
8. Usaha keperawatan
9. Catatan observasi klinik dan hasil pengobatan
10. Resume akhir dan evaluasi pengobatan
2.3.3 Rekam medis pasien gawat darurat
Format rekam medis untuk pasien gawat darurat di RSI Dinoyo berisi :
1. Identitas pasien (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Jam pendaftaran dan tiba di UGD
3. Tanggal dan tempat kejadian
4. Penyebab kejadian
5. Status medis
6. Transportasi waktu datang
7. Keadaan pra hospital dan tindakan pra hospital
8. Alergi terhadap
9. Anamnesis dan pemeriksaan ( keadaan umum, jalan nafas, pernafaan, sirkulasi, kulit mukosa, neurologi)
10. Diagnosis, Differential diagnosis dan tindakan
11. Tanggal tindakan
12. TTD dokter yang menangani
2.3.4 Rekam medis untuk gigi
Format rekam medis gigi di RSI dinoyo mencakup :
1. Identitas pasien (nama,jenis kelamin,tanggal lahir,umur,alamat,agama,nomer telepon,status pendidikan,nama ayah/suami, dan pekerjaan ayah/suami)
2. Riwayat penyakit
3. Anamnesa dan pemeriksaan
4. Diagnosis dan terapi
5. Dokter yang menangani
Semua jenis rekam medis digunakan dalam bentuk kartu pemeriksaan pasien, dimana semua informasi pada format rekam medis di RSI Dinoyo dicatat dalam kartu tersebut
2.3.5 Kesesuaian Rekam Medik dengan Falsafah Manajemen Rekam Medik (ALFRED AIR)
1. Setiap pencatatan terdapat paraf dan nanma dokter yang bersangkutan sebagai tanda bukti bahwa tindakan tersebut telah dilakukan secara sah oleh dokter atau paramedis yang bersangkutan. Hal ini menunjukkan rekam medisnya memberikan kepastian tentang tindakan apa yang dilakukan dan oleh siapa hal itu dilakukan. Setiap pengubahan, pencoretan atau koreksi isi rekam medis pada RSI Dinoyo terdapat aturan harus disertai paraf dan nama pihak yang melakukan.
2. Petugas rekam medis juga melakukan klasifikasi penyakit sesuai dengan kodifikasi internasional yaitu ICD-10, sehingga akan menghindari pencatatan diagnosis yang beragam tafsirannya dan tidak memberikan kejelasan keadaan medis pasien. Dokter dalam mendiagnosa penyakit harus sesuai dengan kodifikasi ini, kalau tidak petugas rekam medis akan mengembalikan rekam medis kepada dokter untuk diperbaiki sesuai kodifikasi. Hal ini akan memberikan kepastian tentang pencatatan keadaan medis dan tindakan medis pada pasien.
3. Terdapat adanya komite medis yang melakukan evaluasi terhadap pencatatan dan pengolahan rekam medis, sehingga bisal lebih memastikan adanya tertib administrasi yang memberikan kepastian hukum.
4. Aspek Finansial
• Batasan aspek finansial
Rekam medik mempunyai nilai dalam hal keuangan oleh karenanya isinya mengandung data atau informasi pelayanan yang telah diberikan institusi kesehatan atau pertugas pasien, yang harus dibayar oleh pasien
• Analisis
Rekam medis RSI Dinoyo telah berisikan data-data tindakan medis dan dalam pencatatannya terdapat aturan bahwa isinya harus sesuai dengan kaidah format yang garis besarnya ditetapkan keputusan menteri kesehatan , dan secara detailnya diatur oleh Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. Surat Keputusan direktur juga mengatur tarif yang dibebankan pada pasien harus sesuai dengan apa yang tertera dalam rekam medis. Pihak Rekam medis juga berkoordinasi dengan bagian keuangan, tentang data-data pasien, sehingga menghindari pencatatan pembiayaan yang tidak akurat. RSI mengadakan penilaian kesesuaian antara data rekam medis dengan bukti transaksi yang dilakukan.
Selain itu rekam medis ini juga berguna untuk analisis kinerja finansial rumah sakit. Rekam medis di RSI Dinoyo digunakan sebagai bahan pelaporan tentang macam tindakan dan diagnosa yang dilakukan rumah sakit dalam kurun waktu tertentu. Terdapat evaluasi kinerja finansial rumah sakit yang dilakukan sebulan sekali, yang bahan evaluasinya menggunakan data-data rekam medis yang telah diklasifikasikan dan diolah dalam bentuk laporan menyeluruh bulanan. Evaluasi yang menggunakan data rekam medis tersebut dapat menilai untung dan ruginya, efektivitas dan efisiensi pelayanan yang dilakukan rumah sakit, melalui beberapa metode analisis seperti Kurva Barber Johnson, TOI, LOS, BTO dan lain-lain.
5. Aspek Riset
• Batasan
Data atau informasi di dalama suatu berkas rekam medik dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau kajian pengembangan ilmu pengetahuan.
• Analisis
RSI Dinoyo, mengijinkan rekam medik untuk digunakan sebagai bahan penelitian. Tetapi, harus mengikuti prosedur yang berlaku. Prosedur diawali dengan harus adanya surat pengantar dari institusi peneliti. Surat pengantar akan diserahkan pada bagian Tata Usaha untuk dinilai dan diputuskan apakah bisa dilakukan penelitian di rumah sakit tersebut. Apabila disetujuai untuj dilakukan penelitian pihak rekam medis tidak menyerahkan rekam medis secara langsung, namun melalui bentuk form yang berisikan data-data klinis rekam medis saja, tidak menyebutkan identitas.
6. Aspek Edukasi
• Batasan
Di dalam rekam medis terdapat data atau informasi mengenai perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi yang membutuhkan.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo hal ini ditunjukkan dengan adanya agenda keilmuan secara mingguan untuk membahas apabila ada masalah atau kesulitan dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data rekam medis. Dengan demikian, tenaga rekam medis akan semakin terlatih dalam keahlian pengolahan data rekam medis.
7. Aspek dokumentasi
• Batasan
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo bahan berupa rekam medis yang sudah diolah dan dikelompokkan digunakan sebagai salah satu bahan evaluasi dalam rapat bulanan rumah sakit untuk secara statistik dianalisa bagaimana kinerja rumah sakit dalam 1 bulan sebagai bentuk laporan pertanggunjawaban. Pada RSI Dinoyo, bagian rekam medis rutin melakukan pelaporan hasil pengolahan data kepada direktur pelayanan dan komite medis. Komite medis disini berperan melakukan evaluasi terhadap proses pencatatan dan pengolahan rekam medis.
8. Aspek Medik
• Batasan
Berkas rekam medik mempunyai nilai medik oleh karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
• Analisis
Pada RSI Dinoyo, rekam medik dapat digunakan oleh dokter untuk menentukan rencana pengobatan. Dokter dapat meminta untuk melihat rekam medis pasien sebelumnya sebelum dilakukan tindakan. Hal ini terutama terjadi pada kasus-kasus dimana pasien memerlukan evaluasi jangka panjang seperti pada kasus patah tulang, pascaoperasi, HIV dan sebagainya, yang mana dokter perlu melihat rekam medis terdahulu untuk merencanakan tindakan selanjutnya. Rekam medis juga dapat digunakan pada saat terjadi alih perawatan atau konsultasi, sehingga bisa dievaluasi apa saja tindakan yang telah dilakukan dan bagaimana rencana selanjutnya tindakan medis yang akan diterapkan.
2.3.6 Penilaian terhadap penggunaan rekam medik dalam mendukung fungsi manajemen
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen rumah sakit sudah maksimal. Hal ini ditunjukkan dengan adanya petugas khusus yang bertugas mengolah data rekam medis. Pengolahan data rekam medis meliputi assembling, yaitu menata dan mengecek kelengkapan dokuman. Dokumen yang tidak lengkap akan dikembalikan (identitas ke petugas pendaftaran, hasil pemeriksaan ke dokter). Selanjutnya dilakukan coding untuk menyesuaikan diagnosa dengan ICD X. Indexing dilakukan terhadap dokter untuk mengetahui berapa pasien yang diperiksa dalam 1 bulan. Indexing penyakit untuk mengetahui data 10 penyakit terbanyak setiap bulan dan indexing kematian yang meliputi rekam medik pasien yang meninggal.
Rekapitulasi rekam medik akan dilaporkan ke subkomite, kemudian ke komite, dan dibahas di rapat komite yang diadakan minimal 1 bulan sekali.rapat ini bertujuan membahas kinerja rumah sakit dan menyusun pola ketenagakerjaan. Dalam rapat ini juga akan dipaparkan persentase kelengkapan rekam medis dengan tujuan untuk memotivasi dokter. Hal ini menunjukkan bahwa hasil pengolahan rekam medis digunakan secara maksimal untuk melakukan monitoring, evaluasi, dan perbaikan kinerja rumah sakit.
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen pasien sudah maksimal. Hal ini diitunjukkan dengan pengisian identitas pasien oleh bagian pendaftaran yang harus memperhatikan kelengkapannya dengan disertai tanda identitas. Pengisian rekam medis secara keseluruhan juga harus lengkap, meliputi identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, penunjang, baik untuk pasien rawat jalan, rawat inap, maupun UGD. Rekam medis kemudian akan disalin di buku register yang terpisah antara pasien rawat inap dan rawat jalan sehingga akan lebih mudah mencari data pasien apabila diperlukan.
Penggunaan data rekam medis dalam mendukung manajemen pemeriksaan klinis sudah maksimal. Alur pemeriksaan klinis meliputi pasien yang datang sendiri, rujukan dokter atau Rumah Sakit ke bagian pendaftaran, baik pasien rawat jalan, rawat inap, maupun UGD. Kemudian dilakukan identifikasi apakah pasien baru datang atau kunjungan ulang. Apabila pasien baru datang dilakukan pendaftaran. Setelah itu pasien diarahkan dan diantar ke poli yang diinginkan (klinik/spesialis). Di poli, rekam medis akan diisi oleh dokter. Pengisian rekam medis pasien harus lengkap. Jika tidak akan dilakukan evaluasi. Hal ini bertujuan untuk memberikan pelayanan medis yang sesuai standar dan kebutuhan pasien.
--
Shigenoi Haruki: "Uakeh iki,, suwe." "Lho,, gambar teleke sepulu."
Nyang-nyang: "GJ."
Shigenoi Haruki: "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Nyunyuk." "Teleke sepulu lagi." *3 menit kemudian* "Sama teleke sepulu lagi lho ya."
Nyang-nyang: "Tak send sekarang kyung~"
Comments
Post a Comment